Потеря или утеря государственной награды (ордена, медали, знака отличия) — неприятная, но решаемая ситуация. Министерство обороны Российской Федерации ведет учет наград, врученных военнослужащим и гражданским лицам за заслуги перед Отечеством. В данной статье подробно описан порядок подготовки и подачи заявления на поиск сведений о награждении и получение дубликата наградного документа.

Законодательная база

Процедура регулируется следующими нормативными актами:

• Указ Президента РФ от № 1631 «Об утверждении Положения о государственных наградах Российской Федерации» (пункты, касающиеся учета и хранения наград).
• Приказ Министра обороны РФ от № 600 «Об утверждении Инструкции о порядке ведения учета государственных наград Министерства обороны Российской Федерации»;
• Федеральный закон от № 60-ФЗ «О государственных наградах Российской Федерации» (ст. 15 — учет награждений).
• Приказ Минобороны РФ от № 430 «О порядке выдачи дубликатов удостоверений к государственным наградам РФ».

Кому и куда обращаться

Заявление направляется в Главное управление кадров Министерства обороны РФ (ГУК Минобороны РФ), так как именно данное структурное подразделение ведет центральный учет награждений военнослужащих и сотрудников ведомства.

Телефон справочно-информационной службы ГУК Минобороны РФ (для уточнения деталей): +7 () — (многочисленный, лучше уточнить на официальном сайте mil.ru в разделе «Обращения граждан»).

Основные основания для обращения

1. Утеря/порча удостоверения к награде (награда сама по себе сохранена, но документ утерян).
2. Утеря самой награды (требуется подтверждение факта награждения для получения дубликата медали/ордена за свой счет или в порядке, установленном законом).
3. Подтверждение факта награждения для пенсионных целей, получения льгот, востановления в правах, написания мемуаров, родословной и т.д.
4. Поиск сведений о награждении родственника (для наследников/членов семьи погибших/умерших награжденных).

Состав необходимых документов

К заявлению необходимо приложить пакет документов. Оригиналы документов, подтверждающих личность и полномочия, лучше предъявить при личном обращении или отправить нотариально заверенные копии почтой.

Обязательный пакет:

• Заявление в свободной форме (образец см. ниже) в 2-х экземплярах.
• Копия паспорта гражданина РФ (страницы с фото, пропиской, данными о детях — если менялась фамилия).
• Копия военного билета (все заполненные страницы) или удостоверения военнослужащего / сотрудника Минобороны.
• Документы, подтверждающие смену фамилии (свидетельство о браке/разводе, решение ЗАГС/суда) — если фамилия на момент награждения отличается от текущей.
• Копия удостоверения к награде (если сохранился талон/справка/ксерокопия) — сильно ускоряет поиск.
• Документы, подтверждающие факт награждения (приказы, выписки из приказов, личные дела, служебные характеристики, архивные справки), если есть.

Дополнительные документы (по ситуации):

• Справка из архива (ЦАМО, РГВА, региональные архивы) о прохождении службы.
• Заявление-наряд (форма № 32) — если обращение инициируется военкоматом/военной частью по месту жительства/службы.
• Нотариальная доверенность и паспорт доверенного лица, если подает представитель.
• Свидетельство о смерти награжденного и документы, подтверждающие родственные отношения (для наследников/членов семьи).

Образец заявления

Ниже приведен рекомендуемый образец. Текст в квадратных скобках […] заменяется на ваши данные.

Порядок подачи (способы)

Вариант 1: Почтой (Рекомендуемый для регионов)

• Соберите полный пакет документов (копии, заверенные нотариусом или копии с предъявлением оригиналов в военкомате/военной части с заверкой печатью и подписью начальника).
• Оформите ценное письмо с описью вложения и уведомлением о вручении (Почта России).
• Отправьте на адрес: 101000, г. Москва, ул. Знаменка, д. 19, ГУК Минобороны РФ.
• Сохраните чек и трек-номер для отслеживания.

Вариант 2: Через Госуслуги (ЕПГУ) / Официальный сайт Минобороны

• На портале Госуслуг (gosuslugi.ru) раздел: «Обращения к федеральным органам исполнительной власти» -> «Министерство обороны РФ» -> «Вопросы награждения / учет наград».
• На сайте mil.ru раздел «Обращения граждан» -> «Прием обращений в электронном виде». Требуется усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) или авторизация через ЕСИА.
• Сканированные копии документов прикрепляются к электронному обращению.

Вариант 3: Через военкомат / Военную часть по месту службы/жительства

• Обратитесь в районный (городской) военный комиссариат или в штат личного дела своей воинской части.
• Напишите raport/заявление командиру части/военкому с просьбой направить официальный запрос (заявление-наряд) в ГУК Минобороны РФ.
• Это официальный служебный канал, сроки ответа по нему часто короче, а надежность выше.

Вариант 4: Личный прием (Только по предварительной записи)

• ГУК Минобороны РФ ведет прием граждан. График и запись — по телефону справочной +7 () — или через сайт mil.ru (раздел «Прием граждан»).
• Необходимо иметь с собой оригиналы всех документов и паспорт;

Сроки рассмотрения и ответ

• Срок рассмотрения обращения граждан: согласно ФЗ № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан РФ» — 30 календарных дней с момента регистрации во входящей документации ГУК.
• Срок поиска в архивах/базах данных: может быть продлен до 3 месяцев (с уведомлением заявителя) в сложных случаях (архивные фонды, старые награды СССР, отсутствие номера приказа).
• Форма ответа: Официальное письмо на имя заявителя с указанием результата поиска:
  • Позитивный: Найден приказ, номер удостоверения, дата награждения. Прикладывается справка или готовый дубликат удостоверения (если запрашивался и оплачен госпошлиной).
  • Негативный: Сведений в Центральном файле нет. В письме указываются основания отказа и порядок обжалования (вышестоящему органу или в суд).

Получение дубликата удостоверения (Важные нюансы)

Если поиск прошел успешно и вы хотите получить дубликат удостоверения (бланка строгой отчетности):

1. Необходимо написать отдельное заявление (или указать в первом) с просьбой о выдаче дубликата.
2. Оплатить государственную пошлину (размер устанавливается Налоговым кодексом РФ, ст. 333.26, п. 1.1 — на 2024-2025 гг. составляет 300 рублей за выдачу дубликата документа, выдаваемого федеральным органом исполнительной власти). Квитанцию оплаты приложить к делу.
3. Дубликат удостоверения выдается на бланке строгой отчетности с пометкой «ДУБЛИКАТ». Сама медаль/орден дубликатом не выдается бесплатно (кроме случаев, предусмотренных Указом № 1631 для определенных категорий, например, Героям РФ/СССР). Приобретение дубликата знака награды производится за счет гражданина через специализированные организации (например, ФГУП «Гознак» или уполномоченные ювелирные заводы) на основании справки из ГУК.

Поиск наград времен СССР

Если награда вручена в период службы в Советской Армии (до 1991 г.):

• Учет велся в Главном управлении кадров Министерства обороны СССР. Архивы перешли к Минобороны РФ.
• Поиск ведется по тем же правилам, но часто требуется обращение в Центральный архив Министерства обороны (ЦАМО, г. Подольск) или Российский государственный военный архив (РГВА, г. Москва) за архивными справками о службе и приказах, если в электронной базе ГУК данных нет.
• Для наград «За Отвагу», «За воинские заслуги», орденов ВОВ и т.д. существуют консолидированные базы данных (например, «Подвиг народа» — podvignaroda.ru), где можно самостоятельно найти номер приказа и дату, что ускорит работу ГУК.

Частые ошибки и советы

• Неполные ФИО/даты: Обязательно указывайте все варианты фамилий (девичью, замужнюю), точное место и сроки службы, номер воинской части.
• Отсутствие номера приказа: Не страшно. Укажите примерную дату (месяц/год) и обстоятельства (за что вручалось). Специалисты ГУК ищут по ФИО + дата рождения + в/ч.
• Игнорирование военкомата: Для пенсионеров и резервистов путь через военкомат (вариант 3) часто самый быстрый, так как уходит официальный межведомственный запрос.
• Мошенничество: Не доверяйте фирмам, обещающим «найти и вернуть медаль за 2 недели за 50 000 руб.». Официальный запрос в ГУК — бесплатен (кроме пошлины за дубликат бланка). Покупка копии медали — отдельная юридическая процедура.
• Сохраняйте копии: Всегда храните копию отправленного заявления, описи вложения и почтового чека.

Контрольные вопросы (Чек-лист перед отправкой)

1. [ ] Заявление подписано, дата поставлена, адрес и телефон для связи указаны верно?
2. [ ] Приложены нотариально заверенные копии паспорта и военного билета?
3. [ ] Приложены документы о смене фамилии (если применимо)?
4. [ ] Указаны максимально точные данные: в/ч, даты службы, название награды, примерная дата вручения?
5. [ ] Оплачена госпошлина 300 руб. (если нужен дубликат бланка) и квитанция приложена?
6. [ ] Письмо оформлено как «Ценное с описью вложения и уведомлением»?

Резюме

Подача заявления в ГУК Минобороны РФ — это стандартная бюрократическая процедура, которая требует внимательности к деталям (ФИО, в/ч, даты) и правильного оформления почтовой отправки. Главный ключ к успеху — максимально полные входные данные для поиска в базе. При сложных случаях (награды 1940-1980-х гг., отсутствие любых документов) рекомендуется параллельно обратиться в ЦАМО (Подольск) за архивной справкой о службе, которую затем можно направить в ГУК как доказательную базу.

Данная статья носит информационный характер. Для получения актуальных реквизитов, форм и сроков на день обращения обязательно проверяйте информацию на официальном сайте minoborony.ru или mil.ru в разделе «Обращения граждан» или звоните в справочную ГУК Минобороны РФ.