Общие сведения о канцелярии воинской части
Канцелярия воинской части, это структурное подразделение, обеспечивающее документационное сопровождение деятельности командования, штаба и всех служб части․ Именно через канцелярию проходит весь документооборот: входящая и исходящая корреспонденция, приказы, распоряжения, рапорты, служебные письма и отчётность․
Работа со служебными документами в воинских частях регулируется законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, правовыми актами Министерства обороны, а также Инструкцией по делопроизводству в Вооружённых Силах РФ, утверждённой приказом Министра обороны РФ от 4 апреля 2017 г․ № 1․
Нормативная база
- Устав внутренней службы Вооружённых Сил РФ (Указ Президента РФ от № 14, с изменениями от );
- Дисциплинарный устав ВС РФ;
- Инструкция по делопроизводству в ВС РФ (приказ МО РФ от № 1);
- Тарифно-квалификационные характеристики должностей гражданского персонала (приказ МО РФ от № 1);
- Должностные инструкции, утверждаемые командиром воинской части․
Согласно Уставу внутренней службы, обязанности должностных лиц, не указанных в Уставе, определяются соответствующими положениями, наставлениями, инструкциями и руководствами․ Должностные обязанности и порядок их исполнения определяются федеральными законами, общевоинскими уставами и приказами командиров (начальников)․
Структура и персонал канцелярии
В типовую канцелярию воинской части обычно входят:
- Начальник канцелярии — руководит работой подразделения, распределяет задачи, контролирует сроки исполнения документов;
- Секретарь (помощник командира части) — ведёт приём посетителей, регистрирует документы, готовит материалы к докладам;
- Делопроизводители, ведут номенклатуру дел, формируют и хранят дела, ведут журналы учёта;
- Машинистка / оператор, обеспечивает печать и размножение документов;
- Работники секретного делопроизводства (при наличии) — работают с документами ограниченного распространения и грифом «секретно»․
Основные обязанности работников канцелярии
Начальник канцелярии
- организует делопроизводство в воинской части в соответствии с Инструкцией по делопроизводству;
- обеспечивает приём, регистрацию, рассмотрение и своевременное исполнение документов;
- контролирует правильность оформления приказов, распоряжений и служебных писем;
- организует хранение документов и ведение архива части;
- обеспечивает соблюдение режима секретности и защиту сведений, составляющих государственную тайну;
- готовит предложения по совершенствованию документооборота․
Секретарь / делопроизводитель
- принимает и регистрирует входящую корреспонденцию в журналах учёта;
- оформляет и отправляет исходящие документы;
- ведёт номенклатуру дел воинской части;
- формирует дела в соответствии с установленными сроками хранения;
- готовит документы к передаче в архив;
- ведёт учёт бланков строгой отчётности, печатей и штампов․
Общие требования ко всем сотрудникам
- строгое соблюдение воинской дисциплины и распорядка дня;
- неразглашение сведений, составляющих служебную и государственную тайну;
- аккуратность и точность при работе с документами;
- знание требований общевоинских уставов в части, касающейся их обязанностей․
Взаимодействие с другими должностными лицами
Непосредственным организатором внутренней службы в воинской части является начальник штаба, а в расположении роты — старшина роты․ Ответственность за состояние внутренней службы в подчинённых войсках возлагается на всех прямых начальников․ Канцелярия работает в тесном взаимодействии со штабом, службой комплектования, финансовой службой и другими подразделениями, обеспечивая их документационное сопровождение․
Особенности работы с документами
При работе с судебными документами воинские части руководствуются положениями Инструкции по делопроизводству с учётом специфики своей деятельности․ Все документы подлежат обязательной регистрации, а сроки их исполнения контролируются․ Документы с грифом ограничения доступа хранятся в специально оборудованных помещениях (сейфах, металлических шкафах), доступ к ним имеют только допущенные лица․
Ответственность
Работники канцелярии несут ответственность за:
- утрату или разглашение служебных документов;
- несвоевременное исполнение документов;
- нарушение порядка ведения делопроизводства;
- несоблюдение режима секретности․
Военнослужащие несут дисциплинарную ответственность в соответствии с Дисциплинарным уставом ВС РФ, а гражданский персонал, в соответствии с трудовым законодательством РФ․
Канцелярия воинской части — это «нервный центр» документационного обеспечения управления войсками․ Чёткая и слаженная работа её сотрудников напрямую влияет на оперативность принятия решений командованием, сохранность служебной информации и общий уровень организованности в воинской части․ Знание уставов, инструкций по делопроизводству и добросовестное исполнение должностных обязанностей — основа профессионализма каждого работника канцелярии․