В структуре любой военной части дивизионного уровня существует четкая иерархия управления, обеспечивающая боеготовность и жизнедеятельность подразделения. Одним из ключевых функциональных должностных лиц, обеспечивающих документооборот и организационно-штатную работу, является секретарь дивизиона (штаба дивизиона). Данная статья рассматривает правовой статус, круг задач, порядок взаимодействия и особенности обращения к данному должностному лицу.

Правовая база и регламентирование деятельности

Деятельность секретаря штаба дивизиона регламентируется следующими нормативными правовыми актами:

• Устав Внутренней службы Вооруженных Сил РФ (главы, касающиеся управления частями и документооборота);
• Инструкция по офисной работе в Вооруженных Силах РФ (утв. приказом Минобороны РФ);
• Штатное расписание конкретной военной части (воинской части), где закреплены права и обязанности;
• Приказы командира дивизии (военной части) о распределении обязанностей между должностными лицами штаба.

Основные функции и обязанности секретаря дивизиона

Секретарь штаба дивизиона (часто это должность старшего офицера или прапорщика/мичмана, отвечающего за делопроизводство) выполняет следующие ключевые задачи:

Обеспечение делопроизводства

1. Прием, регистрация, учет и контроль исполнения входящих и исходящих документов (приказов, распоряжений, донесений, рапортов, писем).
2. Ведение делопроизводственной документации: журналов учета, карточек контроля, деловых бумаг.
3. Обеспечение тайны: работа с документами, составляющими государственную тайну (ГТ) и сведениями, не являющимися тайной, но имеющими ограниченный доступ (ДСП, служебная информация).

Организационно-штатная работа

• Подготовка проектов приказов по вопросам назначения на должности, перевода, увольнения, присвоения воинских званий, награждения.
• Ведение учета личного состава офицерского, прапорщичьего и сержантского состава штаба и подчиненных подразделений (взаимодействие с кадровой службой).
• Контроль за своевременностью прохождения воинской службы, прохождения ВВК, назначения очередных воинских званий.

Обеспечение деятельности командира и штаба

• Подготовка материалов для совещаний, рабочих совещаний командира дивизии.
• Организация приема личного состава, гражданских лиц, представителей других ведомств командиром и начальником штаба.
• Контроль за исполнением поручений командира дивизии и начальника штаба.

Взаимодействие со структурами дивизии

Секретарь штата является координационным звеном. Взаимодействие строится по следующим направлениям:

Порядок обращения к секретарю дивизиона

Обращение к секретарю штаба дивизиона возможно по следующим основаниям:

• Подача рапортов, заявлений, доносителей личным составом (по службе, по личным вопросам).
• Запрос справок, выписок из приказов, копий документов (в установленном законом порядке).
• Сдача входящей корреспонденции от подчиненных подразделений или вышестоящих органов.
• Вопросы документооборота, регистрации писем, телеграмм.

Особенности работы с документами (Практический аспект)

Входящая документация

Все документы, поступающие в штаб дивизиона, подлежат обязательной регистрации в Журнале учета входящих документов (форма согласно Инструкции по офисной работе). Секретарь ставит штамп входящего номера и даты, после чего документ передается начальнику штаба или командиру на резолюцию.

Исходящая документация

Проекты приказов, распоряжений, рапортов, писем после согласования со всеми заинтересованными службами (юридическая, финансовая, кадровая, секретная часть) подписываются командиром (начальником штаба) и регистрируются в Журнале учета исходящих документов. Секретарь обеспечивает их отправку адресатам (курьером, почтой, по ВЧС, через систему АСУ «Администрация»).

Контроль исполнения

Одна из самых важных функций — контроль за исполнением поручений и распоряжений. Секретарь ведет Карточки контроля исполнения документов или ведет учет в автоматизированной системе (АСУ «Администрация», АСУ «Документооборот»). Еженедельно (или по требованию) готовится Справка о состоянии исполнения поручений для командира дивизии.

Типовые ошибки и нарушения в работе секретаря

На практике выявляются следующие типовые недостатки, на которые обращается внимание при проверках (военной прокуратуры, вышестоящего командования, ВИК):

• Нарушение сроков регистрации и исполнения документов.
• Отсутствие согласований на проектах приказов (юридическая экспертиза, финансовое обеспечение).
• Несвоевременное уничтожение документов с истекшим сроком хранения без акта экспертной комиссии.
• Нарушение режима секретности: хранение секретных документов в неспецпомещениях, передача по незащищенным каналам связи.
• Неполный комплект делопроизводственной документации (отсутствие журналов, описей дел).

Секретарь штаба дивизиона — это «нервный центр» управленческого процесса на дивизионном уровне. От качества его работы зависит своевременность принятия решений, законность кадровых перестановок, сохранность государственной тайны и общая управляемость части. Понимание его функций и порядка взаимодействия с ним необходимо каждому офицеру, прапорщику и солдату, имеющему дело с документооборотом в Вооруженных Силах РФ.

Справочная информация (Образец оформления реквизитов для служебной записки)

КОМАНДИРУ ВОЕННОЙ ЧАСТИ * (НОМЕР ЧАСТИ)
ОТ * (ДОЛЖНОСТЬ, ЗВАНИЕ, ФИО ПОЛНОСТЬЮ)
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

НА ТЕМУ: ОБРАЩЕНИЕ К СЕКРЕТАРЮ ШТАБА ДИВИЗИОНА...

ТЕКСТ ЗАПИСКИ...

ПОДПИСЬ ___________ / * / ДАТА: ..202__

Данная статья носит информационно-справочный характер. Для решения конкретных служебных вопросов необходимо руководствоваться действующими уставами, приказами Минобороны РФ и локальными нормативными актами конкретной воинской части.