С вступлением в силу Федерального закона от № 413-ФЗ (далее — Закон № 413-ФЗ) и актуальными изменениями 2024–2026 годов, порядок ведения воинского учета в организациях претерпел кардинальные изменения․ Термин «новая ляля» в профессиональной среде кадровиков и юристов неофициально обозначает именно этот обновленный правовой режим, в котором военно-учетный стол (ВУС) становится ключевым структурным элементом обеспечения оборонного потенциала страны на уровне работодателя․

Что такое военно-учетный стол (ВУС)?

Военно-учетный стол (ВУС) — это специально создаваемое работодателем структурное подразделение (отдел, сектор, бюро), которое занимается исключительно вопросами воинского учета: ведением необходимой документации, подготовкой и сдачей отчетности, взаимодействием с военными комиссариатами (военными комиссариатами субъектов РФ) и исполнением мобилизационных заданий․

Согласно нормам законодательства (в т․ч․ Постановлению Правительства РФ от № 1782 и Приказу Минобороны РФ), ВУС является основным организационным звеном воинского учета на предприятии․

Когда создание ВУС обязательно?

Создание отдельного подразделения — военно-учетного стола, обязательно в следующих случаях (на основании ст․ 10․1 Закона РФ от № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе» и разъяснений КонсультантПлюс за 2024–2026 гг․):

• Если в организации два и более работников осуществляют ведение воинского учета․
• При численности сотрудников организации, требующей системной работы с воинскими документами (как правило, от 2000 человек и более, либо при наличии сложной структуры филиалов)․

Если ответственный за воинский учет один (кадровик или специалист по кадрам), создание отдельного стола не требуется — функции возлагаются на него по совместительству при соответствующем приказе и доплате․

Основные функции ВУС в новых реалиях (2025–2026 гг․)

Согласно типовым положениям и практике (в т․ч․ опыт СЗГМУ им․ И․И․ Мечникова и других крупных организаций), функции ВУС включают:

1. Организация и ведение воинского учета сотрудников, студентов, аспирантов (для вузов) и иных категорий воинскообязанных․
2. Ведение учетной документации: карточки учета воинскообязанных (форма № 18), списки, журналы учета приписных, призывников и резервистов․
3. Взаимодействие с военкоматом: направление по запросам необходимых сведений о гражданах для занесения в документы воинского учета; получение повесток и решений проектов․
4. Сдача отчетности: подготовка и направление отчетов в военный комиссариат в установленные сроки․
5. Обеспечение эвакуации и ГО/ЧС: участие в разработке мероприятий по гражданской обороне и защите населения (содержание основных мероприятий по обеспечению эвакуации)․
6. Резервирование: подготовка обоснований для резервирования от призыва воинскообязанных работников (критически важно для оборонных предприятий и IT-сектора)․
7. Контроль за соблюдением законодательства о воинской обязанности в организации․

Ключевые изменения 2025–2026 гг․: «Новые правила игры»

Сроки сдачи отчетности — 5 дней

Одним из самых значимых нововведений 2026 года стало жесткое регулирование сроков․ Теперь отчеты о кадровых изменениях (прием, увольнение, изменение воинского учета, получение/сдача воинского билета) необходимо направлять в военкомат в течение 5 рабочих дней со дня возникновения соответствующего события (приказа о приеме/увольнении и т․д․)․ Просрочка влечет штрафы․

Отказ от указания военно-учетной специальности (ВУС) в отчетах

В новых формах отчетности (утвержденных приказами Минобороны РФ на 2025–2026 гг․) не нужно указывать военно-учетную специальность (ВУС) работника․ Акцент смещен на учет самого факта наличия воинского билета/удостоверения, категории годности, звания и состава ВУС в документе․

Электронное взаимодействие (АИС «Воинский учет» / Госуслуги)

Полный переход на электронный документооборот с военными комиссариатами․ ВУС обязан обеспечить:

• Наличие у ответственных лиц усиленных квалифицированных электронных подписей (УКЭП)․
• Подключение к АИС «Воинский учет» (или региональным системам)․
• Направление сведений о приеме на воинский учет по новому месту жительства/работы исключительно в электронном виде․

Учет приписников и призывников

Военнообязанные и призывники регистрируются в организации только при наличии в их учетно-воинских документах отметок военкоматов или ВУС при органах власти о приеме на воинский учет по новому месту жительства․ Без отметки о снятии/вставочном учете — работа с документом не ведется․

Кадровое оформление и штатное расписание

Штатные единицы

При создании ВУС в штатное расписание вводятся должности:

• Начальник военно-учетного стола (руководитель)․
• Специалист (инспектор) по воинскому учету, 1 или несколько шт․
• При необходимости — секретарь/операционист для работы с АИС․

Требования к персоналу

• Гражданство РФ․
• Отсутствие судимостей (проверка по базам МВД)․
• Наличие воинского учета у самого сотрудника (воинский билет/удостоверение)․
• Прохождение обучения по программам повышения квалификации «Ведение воинского учета в организации» (не реже 1 раза в 3 года или при смене законодательства)․

Локальные нормативные акты (ЛНА)

Обязательно разработано и утверждено:

1. Положение о военно-учетном столе (цели, задачи, функции, права, ответственность, взаимодействие со структурными подразделениями);
2. Инструкция начальника ВУС / специалиста по воинскому учету․
3. Приказ о назначении ответственных лиц за ведение воинского учета (с указанием доплаты за совмещение или ставки)․

Документообеспечение ВУС (базовый пакет 2026 г․)

Ответственность за нарушения (Штрафы 2025–2026)

Несоблюдение требований по ведению воинского учета, несвоевременная сдача отчетов, отказ в предоставлении сведений военкомату влекут административную ответственность (КоАП РФ, ст․ 19․25, 19;25․1, 19․25․2):

• На должностных лиц (начальник ВУС, директор): от 10 000 до 50 000 руб․ (повышены в 2024–2025 гг․)․
• На юрлиц (организацию): от 100 000 до 500 000 руб․ (для повторных нарушений — до 1 000 000 руб․ или приостановка деятельности до 90 суток)․
• На воинскообязанных (работников): штрафы за несвоевременное уведомление работодателя об изменениях в воинском учете, от 500 до 3000 руб․

Важно: Штрафы накладываются за каждое нарушение (каждый несданный отчет, каждую неоформленную карточку)․ Для крупных холдингов суммы могут исчисляться миллионами рублей․

Особенности работы ВУС в образовательных организациях (ВУЗах)

В университетах (пример: СЗГМУ им․ И․И․ Мечникова, Мобилизационный отдел) ВУС выполняет расширенные функции:

• Учет не только сотрудников, но и студентов, аспирантов, ординаторов (военные кафедры, центры подготовки)․
• Организация прохождения военной подготовки по программам офицеров/сержантов запаса․
• Взаимодействие с кафедрами военной подготовки по вопросам отчисления/поступления на воинский учет обучающихся․
• Работа с приписниками (юношами 17–18 лет) — предварительный учет по месту обучения․

Практический чек-лист для налаживания работы ВУС «под новый закон»

1. Аудит текущего состояния: проверка наличия карточек ф․ №18 у всех воинскообязанных, актуальность отметок о месте жительства/работы․
2. Оформление штата: внесение изменений в штатное расписание, утверждение Положения о ВУС․
3. Кадровые приказы: назначение начальника и специалистов ВУС, установление доплат (рекомендуется не менее 20–30% тарифной ставки);
4. Техническое оснащение: ПК с доступом к АИС «Воинский учет», УКЭП для ответственных лиц, сканер, принтер, сейф для хранения повесток/воинских билетов (при передаче)․
5. Обучение: направление сотрудников ВУС на курсы повышения квалификации (актуальные программы на 2026 г․)․
6. Настройка процессов: регламент передачи данных из кадрового отдела/1С в ВУС в течение 1–2 дней после приказа о приеме/увольнении (для соблюдения 5-дневного срока отчета)․
7. Взаимодействие с военкоматом: согласование контактных лиц (*), уточнение реквизитов для электронного обмена, получение доступа к личному кабинету работодателя (если внедрен в регионе)․

Типичные ошибки и риски

• Игнорирование 5-дневного срока․ Отчет сдается «квартально» или «когда соберем» — гарантированные штрафы․
• Работа без УКЭП․ Невозможность подписать и отправить отчет в АИС․
• Отсутствие Положения о ВУС․ Инспекторы военкомата/прокуратуры квалифицируют это как нарушение организации учета․
• Неучет студентов/внешнесотрудников․ Если они являются воинскообязанными и работают/учатся в оргструктуре — их нужно учитывать․
• Хранение воинских билетов без основания․ Забирать документы у сотрудников для хранения в ВУС запрещено (только при получении повестки на явку с последующей передачей в военкомат)․

Военно-учетный стол в 2025–2026 годах перестает быть «формальностью» для кадровика на полставки․ Это — полноценное, высокорегулируемое подразделение, от качества работы которого зависят финансовая безопасность организации (миллионные штрафы), исполнение мобилизационных заданий и правовые риски руководства․ Внедрение электронного документооборота, жесткие сроки (5 дней) и персональная ответственность руководителей делают профессиональное ведение воинского учета стратегической задачей HR-директора и юриста организации․

Данная статья подготовлена на основе актуального законодательства (Закон РФ № 53-ФЗ, ФЗ № 413-ФЗ, Постановления Правительства РФ, Приказы Минобороны РФ) и судебной практики на ․ Для решения конкретных вопросов рекомендуется обратиться к специалисту по воинскому учету или правоведу (КонсультантПлюс, Гарант)․ Контактные данные военкоматов и ФИО ответственных лиц скрыты в соответствии с политикой конфиденциальности (*)․