В соответствии с частями 1 и 2 статьи 38 Федерального закона от 5 апреля 2013 г. № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» (далее — Закон № 44-ФЗ) для управления закупками заказчик в любом случае обязан либо назначить конкретное должностное лицо, ответственное за осуществление закупки или нескольких закупок, включая исполнение каждого контракта (контрактного управляющего), либо создать контрактную службу.
На практике нередко возникает ситуация, когда контрактная служба формально создана приказом руководителя учреждения, однако её начальник (руководитель) не назначен. Рассмотрим, насколько правомерна такая ситуация и какие риски она влечёт.
Когда создаётся контрактная служба
Согласно ч. 1 ст. 38 Закона № 44-ФЗ, заказчик создаёт контрактную службу в случае, если совокупный годовой объём закупок (СГОЗ) превышает 100 миллионов рублей.
Если СГОЗ не превышает 100 млн рублей и контрактная служба отсутствует, заказчик назначает должностное лицо — контрактного управляющего, ответственного за осуществление закупки или нескольких закупок, включая исполнение каждого контракта (ч. 2 ст. 38 Закона № 44-ФЗ).
Важно отметить: создание единой комиссии по осуществлению закупок не заменяет ни контрактную службу, ни контрактного управляющего. Комиссия выполняет иные функции и не освобождает заказчика от обязанности организовать управление закупками в соответствии со ст. 38 Закона № 44-ФЗ.
Кто может возглавить контрактную службу
Законодательство предусматривает два варианта организации контрактной службы:
- Контрактная служба как структурное подразделение. В этом случае руководителем службы назначается приказом сотрудник, соответствующий установленным квалификационным требованиям. В дальнейшем он разрабатывает должностные инструкции для специалистов службы и определяет зоны их ответственности.
- Контрактная служба без создания отдельного подразделения (состоящая из отдельных работников). В этом случае руководителем контрактной службы по умолчанию считается руководитель организации либо его заместитель.
Чем опасно отсутствие назначенного начальника контрактной службы
Если контрактная служба создана как структурное подразделение, но её руководитель не назначен, возникают следующие проблемы:
- Нарушение требований ст. 38 Закона № 44-ФЗ. Формально созданная, но фактически обезглавленная служба может быть расценена контролирующими органами как отсутствие надлежащей организации управления закупками.
- Невозможность чёткого распределения ответственности. Без руководителя службы затруднено определение лиц, ответственных за планирование закупок, размещение извещений, заключение и исполнение контрактов.
- Риски административной ответственности. Нарушения в организации контрактной системы могут повлечь привлечение должностных лиц к ответственности по КоАП РФ.
- Проблемы при проверках. Контрольные органы (ФАС, органы финансового контроля) при проверках запрашивают приказы о создании контрактной службы и назначении её руководителя.
Как устранить нарушение: пошаговые рекомендации
Шаг 1. Определите форму контрактной службы
Установите, создана ли служба как отдельное структурное подразделение или как совокупность отдельных работников. От этого зависит порядок назначения руководителя.
Шаг 2. Проверьте квалификацию кандидата
Работники контрактной службы должны иметь высшее образование или дополнительное профессиональное образование в сфере закупок. Назначение лица без соответствующей подготовки (переподготовки) незаконно.
Шаг 3. Издайте приказ о назначении руководителя
Если служба создана как подразделение — назначьте руководителя приказом из числа сотрудников, соответствующих критериям. Если служба состоит из отдельных работников — закрепите функции руководителя за руководителем учреждения или его заместителем.
Шаг 4. Утвердите положение о контрактной службе
Разработайте и утвердите положение (регламент) о контрактной службе, должностные инструкции работников, определите зоны ответственности.
Может ли руководитель совмещать должности
Нормы главы 43 Трудового кодекса РФ не запрещают руководителю совмещать должности в руководимой им организации. Однако федеральными законами, нормативными правовыми актами субъектов РФ и муниципальных образований, а также уставом учреждения могут быть предусмотрены ограничения на совмещение руководителем должностей. Перед назначением следует проверить наличие таких ограничений.
Кроме того, важно помнить: лицо, на которое возложены обязанности контрактного управляющего или работника контрактной службы, обязательно должно состоять в трудовых отношениях с заказчиком. Привлечение внешнего специалиста по гражданско-правовому договору для выполнения этих функций не допускается.
Пример из практики
В одном из муниципальных учреждений (г. N, ул. Центральная, д. ) контрактная служба была создана приказом от .*.20* г. № , однако руководитель службы назначен не был. В ходе проверки контрольным органом было установлено, что функции фактически выполняли специалисты Ивано* И.И. и Петро* П.П. без надлежащего распределения полномочий. Учреждению было выдано предписание об устранении нарушения, после чего приказом руководителя начальником контрактной службы была назначена Сидоро* А.А., имеющая дополнительное профессиональное образование в сфере закупок. За консультацией учреждение обращалось по телефону +7 () —**.
- Создание контрактной службы без назначения её руководителя является нарушением порядка организации управления закупками по ст. 38 Закона № 44-ФЗ.
- Если служба создана как подразделение — руководитель назначается приказом из числа квалифицированных сотрудников.
- Если служба состоит из отдельных работников — её руководителем считается руководитель организации или его заместитель.
- Комиссия по закупкам не заменяет контрактную службу и контрактного управляющего.
- Все работники контрактной службы должны состоять в трудовых отношениях с заказчиком и иметь соответствующее образование.
Рекомендация: не затягивайте с назначением начальника контрактной службы — это позволит избежать претензий со стороны контролирующих органов и обеспечит чёткое распределение ответственности при осуществлении закупок.