Правильное оформление «шапки» документа, это залог его быстрого прохождения по инстанциям и юридической силы. Для документов, адресованных командиру военной части 13140 (в/ч 13140) Министерства обороны Российской Федерации, существуют строгие требования, регламентируемые Приказом Министра обороны РФ от № 170 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Вооруженных Силах Российской Федерации» (с изм. и доп.).

Структура шапки служебного документа (согласно Инструкции по делопроизводству)

Согласно п. 46 Инструкции (Приказ № 170), на бланке служебной записки, рапорта, заявления или иного документа в правом верхнем углу указываются реквизиты адресата и автора. Ниже приведен стандартный алгоритм заполнения.

Блок «Кому» (Адресат)

1. Должность адресата: Командир воинской части 13140.
2. Фамилия, инициалы командира: (ФИО командира является сведениями ограниченного распространения / служебной информацией, в открытых источниках не публикуется. При заполнении уточняйте у дежурного по части или в канцелярии).
3. Воинское звание: (соответствует штатной должности).

Блок «От кого» (Автор)

1. Воинское звание, должность автора: (Например: Старший лейтенант, командир взвода / Рядовой, водитель 1-й роты).
2. Фамилия, инициалы автора: (Ваши личные данные).
3. Воинская часть / Подразделение: в/ч 13140, (номер роты, батальона, отделения).

Реквизиты Министерства обороны и В/Ч 13140 (Справочные данные)

Для заполнения реквизитов в теле документа или на конверте могут потребоваться официальные данные ведомства. Обратите внимание: точный почтовый адрес дислокации в/ч 13140 является секретным (сведениями ограниченного распространения). В документах для внутреннего обмена адрес обычно не указывают, достаточно номера части.

Реквизиты Военной части 13140:

• Номер воинской части: 13140
• Ведомственная принадлежность: Министерство обороны РФ
• Почтовый адрес для переписки (общий формат): * (Конкретный адрес дислокации, индекс, название пункта назначения уточняйте в штабе части или у старшего по канцелярии. В открытых источниках (справочниках «Все ВЧ») адреса конкретных частей не публикуются в целях безопасности.)
• Телефон штаба / канцелярии: * (Доступен только по внутренней сети связи или по запросу внутри ведомства).

Ниже приведен пример верстки шапки для распечатки или переноса в текстовый редактор (Word). Используйте моноширинный шрифт (Courier New, PT Mono) или стандартный Times New Roman 14 пт для выравнивания.

МИНИСТЕРСТВО ОБОРОНЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ВОЕННАЯ ЧАСТЬ 13140





КОМАНДИРУ ВОЕННОЙ ЧАСТИ 13140

ПОДПОЛКОВНИКУ (ВОЕННОЕ ЗВАНИЕ КОМАНДИРА) 

ОТ СТАРШЕГО ЛЕЙТЕНАНТА (ВАШЕ ЗВАНИЕ/ДОЛЖНОСТЬ) 

КОМАНДИРА ВЗВОДА (ВАША ДОЛЖНОСТЬ) --Й РОТЫ (НОМЕР ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ) *





РАПОРТ

(или: СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА / ЗАЯВЛЕНИЕ / ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА)

Ключевые нормативные акты, регулирующие оформление

При подготовке документов для в/ч 13140 необходимо опираться на следующие акты (актуальные на ):

• Приказ Минобороны РФ от № 170 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Вооруженных Силах Российской Федерации». Основной документ, регламентирующий формы документов, порядок их регистрации, исполнения и учета.
• Приказ Минобороны РФ от № 139 (ред. от ) «О формах документов, используемых в финансово-хозяйственной деятельности Вооруженных Сил РФ». Актуален для финансовых, материальных и хозяйственных документов (акты, накладные, ведомости).
• Приказ Минобороны РФ от № 296 «О внесении изменений в Правила ношения формы одежды…». Упоминается как пример актуального приказа ведомства, подтверждающего иерархию нормативных актов.
• Наставление по архивному делу в ВС РФ (Приказ № 200 от , ред. от ). Регламентирует сроки хранения и формирование дел, что важно для правильного указания индекса дела в шапке (если требуется).

Частые ошибки и нюансы заполнения для в/ч 13140

Ошибка 1: Указание гражданского адреса части

Неправильно: «г. Москва, ул. Примерная, д. 1, в/ч 13140».
Правильно (для внутренних документов): Только «Командиру в/ч 13140».
Правильно (для внешней почты): Используется только почтовый ящик или адрес военной почтовой связи (ВПС), который выдается в канцелярии. Никогда не пишите физический адрес дислокации на конверте или в шапке документа.

Ошибка 2: Неполное ФИО командира

В шапке обязательно указываются воинское звание и ФИО полностью (Фамилия И.О.). Обращение «Командиру в/ч 13140» без звания и фамилии считается нарушением делового этикета и Инструкции № 170.

Ошибка 3: Отсутствие номера подразделения автора

В блоке «От кого» после фамилии автора обязательно указывайте номер роты, батальона, батареи или отдельного подразделения (например: «1-й роты», «управления части», «автобаталона»). Это ускоряет сортировку входящей почты штабом.

Нюанс: Электронный документооборот (ЭДО)

На 2026 год во ВС РФ активно внедряется АСУ «Делопроизводство» / ЭДО. Если документ создается в системе, «шапка» формируется автоматически на основе профиля пользователя. Ручной ввод реквизитов адресата (Командир в/ч 13140) производится через справочник организаций/должностей. Проверяйте актуальность должности командира в справочнике ЭДО перед отправкой.

Контакты для уточнения реквизитов (Служебные)

Если у вас нет доступа к внутренней справочной системе или справочнику ЭДО, уточнить актуальные ФИО командира, номера телефонов штаба и правильный почтовый индекс (ВПС) можно через:

• Канцелярию воинской части 13140 (внутренний телефон: ).
• Старшего по канцелярии / деловодству штаба (звание, фамилия: ).
• Дежурного по части (для срочных рапортов).

Краткая шпаргалка (Check-list) перед печатью/отправкой

1. [ ] Наименование ведомства: МИНИСТЕРСТВО ОБОРОНЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ (верхняя строка, по центру, капсом).
2. [ ] Наименование организации: ВОЕННАЯ ЧАСТЬ 13140 (вторая строка, по центру, капсом).
3. [ ] Отступ 2-3 строки.
4. [ ] Блок «Кому» (справа): Должность + Звание + ФИО командира в/ч 13140.
5. [ ] Блок «От кого» (справа, ниже): Ваша должность + Звание + ФИА + Номер подразделения.
6. [ ] Отступ 2 строки.
7. [ ] Наименование вида документа: РАПОРТ / СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА / ЗАЯВЛЕНИЕ (по центру, жирный, подчеркивание).
8. [ ] Текст документа (с красной строки).
9. [ ] Дата составления (справа или слева под текстом).
10. [ ] Личная подпись автора с расшифровкой (ФИО).

Соблюдение данной структуры гарантирует, что ваш документ будет принят к производству в штабе в/ч 13140 без замечаний по форме.