Создание печати воинской части — это строго регламентированный процесс, регулируемый нормативными правовыми актами Министерства обороны Российской Федерации. Печать является главным средством идентификации документов, подтверждающим их юридическую силу и подлинность. В данной статье подробно описаны этапы формирования макета, согласования, изготовления и учета печатей воинских частей.

Нормативно-правовая база

Основными документами, регламентирующими порядок ведения делопроизводства и использования печатей, являются:

• Приказ Министра обороны РФ от № 700 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Вооруженных Силах Российской Федерации» (разделы, касающиеся средств идентификации).
• ГОСТ Р 7.0.97–2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Печати и штампы. Общие требования к изготовлению и применению».
• Внутренние руководящие документы соответствующего округа/объединения/войска (вида войск) (например, Приказы командующего округа).

Классификация печатей воинских частей

Перед формированием макета необходимо определить тип печати, так как от этого зависят требования к тексту и изображению:

1. Главная печать воинской части, используется для заверения основных приказов, распоряжений, уставных документов, доверенностей, финансовых документов. Имеет изображение Государственного герба РФ (для частей, имеющих право его использования по уставу) или эмблемы вида войск/рода войск.
2. Печать штаба (управления), применяется для документов, исходящих от штаба/управления.
3. Печати подразделений (батальонов, дивизионов, рот, батарей) — обычно не имеют изображения Герба, содержат наименование подразделения и номер воинской части.
4. Специальные печати — для касс, складов, медпунктов, комиссий (например, «Комиссия по приему вооружения», «Касса воинской части № *»).
5. Факсимиле (подпись командира), изготавливается только по отдельному решению командира и строго на личном ответственности.

Этап I: Подготовка исходных данных и формирование макета

Это самый ответственный этап. Ошибка в номере части или наименовании приведет к браку и необходимости переизготовления.

Сбор необходимых сведений

Для формирования макета требуются следующие данные (конфиденциальные части замаскированы):

• Полное официальное наименование воинской части (согласно штатному расписанию/уставу). Пример: «* отдельная мотострелковая бригада».
• Воинский номер части (В/Ч) — 5-значный код. Пример: в/ч .
• Место дислокации (почтовый адрес для реквизитов документов). Пример: г. , ул. *, д. *.
• Тип печати (Главная, Штаба, Подразделения и т.д.).
• Наличие права изображения Государственного герба РФ (подтверждается уставом части или приказом В/Ч).

Требования к дизайну макета (согласно ГОСТ Р 7.0.97–2016 и Приказу № 700)

Программное обеспечение для формирования

Макет формируется в векторных редакторах для обеспечения качества печати при изготовлении фотоopolymer или лазерной гравировкой:

• CorelDRAW (стандарт де-факто в типографиях и воинских типографиях).
• Adobe Illustrator.
• Inkscape (бесплатный аналог, допустим для внутренних нужд).

Важно: Файл макета должен быть сохранен в формате .cdr (исходник) и .pdf / .eps (для передачи изготовителю). Все шрифты должны быть преобразованы в кривые (Curves/Outlines).

Этап II: Согласование и утверждение макета

Самостоятельное изготовление печати без согласования — грубое нарушение устава и Приказа № 700.

1. Подготовка проекта: Клерк/делопроизводитель штаба готовит проект макета в 2-х экземплярах (на бумаге и электронно).
2. Согласование в штабе: Проект подписывается начальником штаба (начальником управления) — подпись, расшифровка, дата.
3. Утверждение командиром: Проект вносится командиру воинской части (начальнику организации) на решение. На проекте ставится виза: «Утверждаю. Командир в/ч . Подпись /Фамилия И.О./. «___» ________ 20__ г.».
4. Оформление приказа: На основании утвержденного макета издается Приказ командира воинской части об изготовлении печати (образец приказа обычно есть в Методичке по делопроизводству округа). В приказе указываются:
   • Основание (утвержденный макет).
   • Наименование печати.
   • Исполнитель (ФИО должностного лица, ответственного за изготовление/получение).
   • Сроки изготовления.
   • Источник финансирования (статья бюджета).

Этап III: Изготовление печати

Выбор изготовителя

Изготовление печатей воинских частей, имеющих изображение Государственного герба РФ, допускается только у лицензированных организаций, имеющих соответствующее допуск МВД/ФСБ к работе с гостайной (если печать секретная) или лицензию на изготовление печатей с изображением госсимволов.

• Воинская типография округа/объединения — приоритетный вариант (бесплатно или за счет ОСБ).
• Гражданские типографии — только с наличием лицензии и по договору, согласованном с органом военной прокуратуры/безопасности.

Технологии изготовления

• Лазерная гравировка на резине/полимере — стандарт для автоматических оснасток (Trodat, Colop). Высокая детализация Герба.
• Фотополимерная технология — дешевле, но ниже детализация мелких элементов Герба. Допустима для печатей подразделений без Герба.
• Металлическая гравюра (латунь/сталь), для ручных прессов (редко используется сейчас, в основном для архивных/исторических частей).

Процесс передачи и получения (Акт приема-передачи)

При передаче макета изготовителю и получении готовой печати составляется Акт приема-передачи макета/печати (форма свободная, но обязательная реквизиты: основание — приказ, ФИО передавшего/принявшего, подписи, дата, печать изготовителя).

Контроль качества при получении:

• Соответствие макету (проверка каждого символа, номера в/ч *, наименования).
• Четкость отпечатка (пробная отбивка на месте).
• Отсутствие дефектов (пузыри, заусенцы, обрыв линий Герба).
• Соответствие диаметра и типа оснастки (автомат/ручная).

Этап IV: Учет, регистрация и ввод в эксплуатацию

Полученная печать не может использоваться до официального ввода в учет.

Регистрация в Журнале учета печатей и штампов

Ведутся в штабе (канцелярии) воинской части. Форма журнала устанавливается Приказом № 700 или методичкой округа. Обязательные колонки:

1. Порядковый номер.
2. Дата ввода в эксплуатацию;
3. Наименование печати (Главная, Штаба, 1-го батальона и т.д.).
4. Номер и дата приказа о изготовлении/вводе.
5. Тип оснастки (автомат Trodat 4913, ручная пресса и т.д.).
6. Номер в/ч *.
7. ФИО лица, ответственного за хранение (хранитель печати).
8. Подпись хранителя.
9. Дата вывода из эксплуатации / утилизации (заполняется позже).
10. Примечание.

Назначение ответственного лица (Хранителя)

Приказом командира назначается должностное лицо (обычно клерк штаба, старший клерк, начальник канцелярии), которое несет личную материальную и служебную ответственность за сохранность печати.

Оформляется Акт передачи печати под ответственное хранение (в 2-х экземплярах: один у хранителя, второй в деле приказа/журнале).

Контрольный отпечаток

В журнале учета (или на отдельном листе, сшиваемом в журнал) ставится контрольный отпечаток новой печати с указанием даты и подписи хранителя/начальника штаба. Этот отпечаток является эталоном для последующих проверок подлинности документов.

Этап V: Эксплуатация, хранение и безопасность

Правила хранения

• Печать хранится в металлическом сейфе/шкафу (класс устойчивости к взлому не ниже 1-го по ГОСТ Р 50862-2012) в кабинете хранителя или дежурного по части (для главной печати — у командира или начальника штаба).
• Ключ от сейфа хранится у хранителя печати (либо у командира/начальника штаба по решению командира).
• Запрещается передача печати посторонним лицам, военнослужащим, не уполномоченным приказом.

Порядок отбивки (использования)

1. Документ проверяется на соответствие уставу/инструкции (реквизиты, подписи).
2. Хранитель печати ставит отпечаток так, чтобы он частично накладывался на текст документа и подпись подписанта (если предусмотрено), но не перекрывал реквизиты.
3. В журнале регистрации исходящих/внутренних документов фиксируется факт отбивки (номер документа, дата, ФИО лица, сдавшего документ).

Печать подлежит выводу из эксплуатации и уничтожению в случаях:

• Изменения наименования или номера воинской части (реформирование, перечисление).
• Износа/повреждения (нечитаемый отпечаток).
• Распуска (распада) воинской части.
• Изменения образца печати (новые приказы Минобороны/округа).

Процедура утилизации:

1. Приказ командира о выводе из эксплуатации и утилизации (создается комиссия не менее 3-х лиц: начальник штаба, клерк, представитель органка безопасности/прокуратуры, по решению командира).
2. Акт утилизации печати (образец в методичке). В акте указывается: номер в/ч *, наименование печати, инвентарный номер оснастки (если есть), способ уничтожения (прессование, расплавление, измельчение диска/резины).
3. Физическое уничтожение диска/матрицы с контролем невосстанавливаемости (например, расплавление полимера, срезание металлической матрицы болгаркой).
4. Внесение записи в Журнал учета (колонка «Дата вывода/утилизации», подписи членов комиссии).
5. Снятие с учета в финансовом/имущественном учете (если оснастка на балансе).

Типичные ошибки и риски

• Несовпадение номера в/ч * в макете и реальном штате. Приводит к недействительности документов;
• Нарушение пропорций Государственного Герба РФ. Гросс-недопущение, влечет административную ответственность и переизготовление.
• Использование шрифтов с засечками (Times New Roman) в внешнем кольце. Ухудшает читаемость при отбивке, не соответствует ГОСТ.
• Изготовление «на скорую руку» без приказа и учета. Документы с такой печатью могут быть признаны недействительными прокурором/судом.
• Утеря печати. Немедленное сообщение командиру, органу военной прокуратуры, следственным органам. Приказ о недействительности утерянной печати, объявление в ведомственных СМИ/на сайте (если предусмотрено).

Краткий чек-лист для клерка/делопроизводителя

1. [ ] Получено задание от командира/начальника штаба.
2. [ ] Уточнены точные реквизиты: Полное наименование, В/Ч , адрес , тип печати, наличие Герба.
3. [ ] Сформирован векторный макет (.cdr/.pdf) в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97–2016.
4. [ ] Макет согласован начальником штаба (виза).
5. [ ] Макет утвержден командиром в/ч * (решение на проекте).
6. [ ] Издан Приказ командира о изготовлении печати.
7. [ ] Выбран лицензированный изготовитель (воинская типография или гражданская с лицензией).
8. [ ] Подписан Акт передачи макета изготовителю.
9. [ ] Получена готовая печать, проверена пробным отпечатком.
10. [ ] Подписан Акт приема-передачи готовой печати.
11. [ ] Издан Приказ о вводе в эксплуатацию / назначении хранителя.
12. [ ] Внесены записи в Журнал учета печатей (с контрольным отпечатком).
13. [ ] Составлен Акт передачи под ответственное хранение.
14. [ ] Печать помещена в сейф, ключ у хранителя.

Резюме

Формирование печати воинской части, это не просто заказ в типографии, а сложная административная процедура, включающая правовую подготовку (приказы, акты), техническую точность (макет по ГОСТу), безопасность (лицензированное изготовление, хранение в сейфе) и строгий учет. Нарушение любого этапа создает правовые риски для воинской части и личное риск для ответственных должностных лиц. Всегда действуйте строго по Приказу Минобороны РФ № 700 и руководящим документам вашего округа/объединения.

Примечание: В данной статье конфиденциальные данные (конкретные номера воинских частей, ФИО должностных лиц, адреса дислокации, номера телефонов) заменены маской * в соответствии с требованиями информационной безопасности.