В военной структуре роль секретаря существенно отличается от гражданского понимания этой профессии. Если в гражданской жизни секретарь — это, как правило, ассистент руководителя, занимающийся делопроизводством, планированием времени и коммуникациями (согласно профстандартам и типовым должностным инструкциям, например, описанным в источниках типа sekretariat.ru), то в армии под «секретарем» понимают несколько различных должностей: от офицера-секретаря штаба до военнослужащего клерка (дежурного по части).

Дата актуальности информации: .

Основные виды «секретарей» в Вооруженных Силах РФ

В военной терминологии нет единой должности «секретарь». Функции распределяются между несколькими воинскими должностями:

• Офицер-секретарь штаба (начальник секретариата штаба) — ключевая фигура в управленческом органе (штабе). Отвечает за организацию работы штаба, документооборот, режим секретности, учет боевых документов.
• Секретарь воинской части (командира) — в небольших подразделениях (рота, батальон) функции секретаря часто совмещает старшина или офицер-адъютант.
• Клерк (дежурный по части/штабу), военнослужащий срочной службы или контрактник, выполняющий рутинную работу: печать приказов, ведение журналов, работа со связью.
• Секретарь военно-учетной специальности (ВУС) — термин, используемый в документах для обозначения специалиста по документообороту (например, ВУС 000000 или специальные ВУС для офицеров управления).

Обязанности офицера-секретаря штаба (Ключевая должность)

Это наиболее близкая к гражданскому «секретарю руководителя» должность, но с жесткими военными стандартами. На основе Устава Внутренней Службы (УВС), Руководящих документов по документообороту и профстандартов управления, обязанности включают:

Организационно-управленческие функции

• Обеспечение бесперебойной работы штаба (управленческого органа) в мирное и военное время.
• Подготовка планов работы штаба на ближайший период (сутки, неделю, месяц) по указанию начальника штаба/командира.
• Контроль за исполнением приказов, распоряжений, решений командира и начальника штаба.
• Координация работы отделений (групп) штаба и служб части.

Документооборот и делопроизводство (Адаптация гражданского опыта)

Здесь прослеживается параллель с гражданскими стандартами (профстандарт «Специалист по организационно-техническому обеспечению управления», код 4.1.1), но с учетом Военного устава и Инструкции по делопроизводству в Вооруженных Силах РФ.

• Прием, регистрация, учет, хранение и уничтожение боевых документов, секретных и для служебного пользования (ДСП) материалов.
• Организация тайного и открытого делопроизводства в штабе.
• Подготовка проектов боевых документов (приказов, директив, планов, рапортов, справок) для подписи командиром/начальником штаба.
• Ведение журналов учета приказов, боевых документов, входящей/исходящей корреспонденции.
• Контроль за соблюдением сроков исполнения документов и правил их оформления (ГОСТ Р 7.0.97-2016 и ведомческие стандарты).

Режим секретности и защита информации

• Личная ответственность за режим секретности в секретариате и штабе.
• Контроль за соблюдением правил работы с гостайной и иной защищенной информацией.
• Обеспечение криптографической защиты информации (при наличии соответствующей допуска и подготовки).

Работа с руководством (Аналог «управления временем руководителя»)

• Формирование рабочего графика командира (начальника штаба), учет его рабочего времени.
• Подготовка справочных материалов, досье, информационных сводок для принятия решений.
• Организация совещаний, сходов, рабочих встреч командира: уведомление участников, подготовка зала, повестки дня, протоколирование.
• Обеспечение связи командира с вышестоящими, соседними и подчиненными органами управления.

Требования к кандидатам (Отбор и подготовка)

В отличие от гражданского сектора, где важны soft skills (коммуникабельность, стрессоустойчивость, знание языков, этикет), в армии приоритеты другие:

1. Воинское звание и ВУС: Обычно офицеры (лейтенант — подполковник) с ВУС профиля «Управление» (например, выпускники ВВА, Комбинармского училища, факультетов управления ВУЗов).
2. Допуск к гостайне: Обязательно не ниже 1-й степени (часто «Совершенно секретно»). Процедура оформления занимает месяцы (проверка СБ, анкетирование родственников до *).
3. Знание уставов и НПА: Идеальное знание УВС, УСДР, Уставы гарнизонна и караула, Инструкции по делопроизводству, Руководящих документов Генерального штаба.
4. Навыки работы с АСУ: Владение автоматизированными системами управления (АСУ «Акула», «Андромеда», «Стрелец» и др.), защищенными средствами связи, офисным ПО (в т.ч. специализированным: «Кодекс», «КонсультантПлюс» военные версии).
5. Физическая и психологическая готовность: Выполнение норм ВФСК, устойчивость к перегрузкам в полевых условиях, в учениях и боевой обстановке.

Секретарь на уровне подразделения (Рота/Батальон)

Здесь функции выполняет старшина роты (батальона) или адъютант командира батальона.

Специфика:

• Личный состав: Ведение личных дел военнослужащих, учет личного состава (журналы У-5, У-6, личные карточки), подготовка документов на награждение, увольнение, перевод в запас.
• Приказы по части: Подготовка проектов приказов командира части/роты, их печать, оглашение, контроль исполнения.
• Караульная и дежурная служба: Составление графиков дежурств, контроль за явками.
• Взаимодействие с родственниками: Прием обращений, организация телефонных разговоров (в установленное время), выдача справок.

Клерк / Дежурный по штабу (Солдатский/Контрактный эшелон)

Это исполнительский уровень. Часто занимают военнослужащие срочной службы, прошедшие обучение по ВУС «Оператор ЭВМ» или «Клерк».

Основные задачи:

• Техническое оформление документов (печать, сканирование, переплет, нумерация).
• Ведение вспомогательных журналов (учет ключей, учет форм бланков строгой отчетности, журнал посещений секретариата).
• Обеспечение жизнедеятельности секретариата: канцелярия, расходники, ремонт оргтехники (заявки).
• Работа на телефоне/связи: прием вызовов по регламенту («Штаб части , дежурный слушаю»).
• Сопровождение документов на подпись (перемещение по корпусам).

Карьерный путь и перспективы

Ключевые отличия от гражданского секретаря

Хотя базовые навыки (тайм-менеджмент, делопроизводство, коммуникации) общие, военный секретарь работает в иных условиях:

Нормативная база (Основные документы)

Работа секретаря в армии регламентируется пакетом документов, знание которых обязательно:

• Устав Внутренней Службы ВС РФ (УВС) — «Главная книга» повседневной жизни и службы.
• Инструкция по делопроизводству в Вооруженных Силах РФ (утв. приказом Минобороны).
• Приказ Минобороны РФ № * (актуальный на 2026 г.) «Об организации делопроизводства и архивного дела в Вооруженных Силах РФ».
• Руководящий документ по организации работы с гостайной в ВС РФ.
• Приказы командира части / начальника штаба о распределении обязанностей, графиках дежурств.
• Федеральный закон № 53-ФЗ «Военная обязанность и военная служба», ФЗ № 76-ФЗ «О статусе военнослужащих».

Практический совет: Как стать секретарем в армии (для контрактников/офицеров)

1. Образование: Высшее военное (ВВА им. Генерала штаба, ВУЗы Минобороны по профилю «Управление войсками (войсками)») или гражданское ВУЗовское + военная кафедра (ВУС офицера запаса) + прохождение КУС (курсов усовершенствования) по профилю.
2. Допуск: Начать оформление допуска к гостайне заранее (процесс до 6 месяцев). Чистая биография родственников (до *), критичный фактор.
3. Навыки: Углубленное изучение 1С:Документооборот (военная версия), систем электронного документооборота (СЭД) Минобороны, быстрая печать (слепой метод), грамотная речь.
4. Служба: Первые 2-3 года — практика в штабе роты/батальона/полка (адъютант, помощник секретаря). Без «полевого» опыта не берут в штабы высших эшелонов.
5. Аттестация: Регулярная сдача экзаменов по уставам, тактике, делопроизводству для присвоения следующего звания/категории.

Секретарь в армии — это не просто «девушка за кофе и принтером». Это специалист по управленческой документации и организации работы штаба, от компетентности которого зависит управляемость войсками, сохранность гостайны и исполнение боевых задач. Должность требует высокой дисциплины, идеального знания уставов, допуска к гостайне и готовности к службе в нестандартизированном графике. Для офицеров профиля «Управление» это базовая, «проходная» должность на пути к старшим командным и штабным постам (заместитель начальника штаба, начальник управления).

Статья подготовлена на основе Уставов ВС РФ, профстандартов Минтруда (для сравнения гражданских аналогов) и открытых методических материалов по делопроизводству. Статус на .