В системе документооборота государственных органов, муниципальных учреждений и крупных корпораций термин «Номера канцелярии» относится к системе регистрационного учета документов. Данная статья подробно рассматривает контекст, зафиксированный в Части 13 нормативного акта (инструкции, регламента или административного регламента) под пунктом 140.

Общие положения и нормативная база

Нумерация дел и документов в канцелярии (секретариате, управлении делопроизводства) регулируется совокупностью нормативных актов:

• ГОСТ Р 7.0.97-2016, Национальная система стандартизации. Система управления документами. Основные принципы и правила ведения делопроизводства.
• Приказ Росархива от № 55 (с изменениями) — Об утверждении типовых правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.
• Внутренние административные регламенты и инструкции по делопроизводству конкретных организаций.

Ссылка на «Часть 13, пункт 140» указывает на структурированный документ большого объема (например, Административный регламент министерства или ведомственная Инструкция по записям), где 13-я часть посвящена, как правило, учету, регистрации и контролю исполнения документов.

Содержание пункта 140 (Часть 13): Типовая интерпретация

Хотя точный текст пункта 140 Части 13 зависит от конкретного ведомственного акта (например, Административного регламента Министерства или Регламента управления делами Администрации г. ), в практике российского делопроизводства под таким номером чаще всего закреплены правила сквозной нумерации входящих/исходящих документов или порядка присвоения номеров делам.

Основные сценарии регулирования в п. 140 Ч. 13:

1. Порядок присвоения регистрационного номера входящему документу. Определение формата номера (индекс органа, код вида документа, порядковый номер, год).
2. Порядок нумерации исходящих документов. Разделение потоков (письма, распоряжения, приказы, ответы на обращения граждан).
3. Нумерация дел номенклатуры. Присвоение индексов делам при формировании дела (индекс дела = индекс органа + код подразделения + порядковый номер дела + год).
4. Исключения из сквозной нумерации. Документы, не подлежащие регистрации в общем журнале (внутренние справки, черновики, дубликаты).

Структура регистрационного номера (Пример формата)

Согласно типовым требованиям, закрепленным в подобных пунктах, номер канцелярии формируется по формуле:

[Код органа] / [Код вида документа] ‒ [Порядковый номер] / [Год регистрации]

Пример полного номера: */ВХ-140/2026

Процедура регистрации (Алгоритм действий)

Пункт 140 Части 13 регламентирует пошаговый процесс, который обязан выполнять регистратор (делопроизводитель/секретарь):

Этап 1: Первичный учет и сортировка

• Поступление документа (почта, ЭДО, личный прием, факс).
• Проверка комплектности (наличие подписи, вложений, реквизитов).
• Сортировка по видам: входящие, исходящие, внутренние.

Этап 2: Присвоение номера (Ключевой момент п. 140)

• Открытие журнала регистрации (бумажного или электронного в СЭД — системе электронного документооборота).
• Проверка последнего присвоенного номера (исключение пропусков/дублей).
• Простановка номера на документе (штемпелем, рукописно, автоматически в СЭД).
• Заполнение обязательных реквизитов в журнале: Дата регистрации, Номер, От кого/Кому, Тема, Исполнитель, Срок исполнения.

Этап 3: Контроль и передача

• Контроль правильности номера руководителем канцелярии (начальником управления делопроизводства — Ф.И.О. *).
• Передача документа на рассмотрение руководителю или исполнителю.

Особенности нумерации в автоматизированных системах (СЭД)

В современных условиях пункт 140 Части 13 обязательно содержит нормы для работы в СЭД (1С:Документооборот, Directum, DIADOC, СБИС и др.):

• Автоматическая генерация номера при создании карточки документа.
• Настройка нумераторов (отдельные серии для входящих, исходящих, приказов, договоров).
• Блокировка ручного изменения номера после сохранения карточки (аудит-траль).
• Синхронизация с Единой системой регистрации (если предусмотрено ведомством — например, ЕИС Закупки, ГИС МОЭ).

Важно: При миграции на новую СЭД или смене года нумерация часто сбрасывается на «1» с добавлением суффикса года (например, 1/2026, 2/2026). Пункт 140 должен четко прописывать правило перехода на новый календарный год.

Типичные ошибки и риски (Контроль по п. 140)

Нарушение правил, закрепленных в Части 13 пункте 140, ведет к следующим последствиям:

• Дублирование номеров: Два разных документа имеют одинаковый регистрационный номер. Усложняет поиск, контроль исполнения и архивирование.
• Пропуски в нумерации: Наличие «дыр» (например, есть 139 и 141, нет 140). Допустимо только при аннулировании регистрации (с основанием), но требует служебной записки и акта.
• Неверный формат: Отсутствие кода органа или года. Документ может не быть принят к исполнению контрагентом или вышестоящим органом.
• Регистрация «не тех» документов: Занесение в общий журнал внутренних справок или черновиков, загрязняющих статистику загрузки канцелярии.

Архивное дело и хранение журналов регистрации

Согласно архивной номенклатуре (утвержденной приказом Росархива), журналы регистрации (книги учета входящих/исходящих документов) относятся к категории сроков хранения «Постоянно» или «75 лет» (в зависимости от вида документов, учет которых велся).

Пункт 140 Части 13 часто содержит отсылку к правилам формирования архивных дел из журналов регистрации:

• Журналы сшиваются в твердую обложку по окончании года.
• На корешке указывается: Наименование органа, Наименование журнала, Год, Номера документов (с;.. по…), Срок хранения.
• Передача в архив организации (или ГА РФ / ГА субъекта) в установленные сроки.

Практический пример оформления (Шаблон служебной записки)

При выявлении ошибки в нумерации (например, пропуск номера 140) действует процедура, описанная в данном пункте:

Контрольные вопросы для проверки знания п. 140 Ч. 13

1. Каков формат регистрационного номера, установленный в вашем ведомстве для входящих документов?
2. Какие действия совершает регистратор при обнаружении дубля номера?
3. Как обеспечивается непрерывность нумерации при смене календарного года?
4. Кто несет персональную ответственность за правильность присвоения номеров (ФИО, должность)?
5. Каков срок хранения журнала регистрации, заведенного в исполнение п. 140?

Строгое соблюдение правил, закрепленных в Части 13, пункте 140 ведомственной инструкции по делопроизводству (или Административного регламента), является гарантией:

• Прозрачности и управляемости документооборота.
• Исполнительской дисциплины (контроль сроков по номеру).
• Правовой значимости документов (неоспоримость факта поступления/исходения).
• Формирования достоверного архивного фонда организации.

Рекомендуется ежеквартально проводить внутренние аудиты соответствия фактической нумерации в СЭД и бумажных журналах требованиям пункта 140, с составлением актов проверки для хранения в канцелярии (ответственный: , тел.: ).

Данная статья подготовлена на основе типовой структуры ведомственных инструкций по делопроизводству и требований ГОСТ Р 7.0.97-2016. Для применения в конкретной организации необходимо сверяться с утвержденным локальным нормативным актом (Инструкцией/Регламентом), где зафиксирована Часть 13, пункт 140.