Должность делопроизводителя штаба, одна из ключевых административных позиций в воинских частях, учреждениях и организациях с многоуровневой структурой управления. Именно на этом специалисте лежит ответственность за документооборот, учёт, хранение и своевременную передачу служебной документации. Формулировка «настоящим докладываю» традиционно открывает служебный рапорт или доклад о состоянии дел, передаче должности и исполнении обязанностей.
Основные обязанности делопроизводителя штаба
- Ведение документооборота: приём, регистрация, обработка и отправка входящей и исходящей корреспонденции;
- Учёт документов: ведение журналов регистрации приказов, распоряжений, рапортов и служебных писем;
- Формирование дел: систематизация документов в номенклатурные дела, обеспечение их сохранности;
- Подготовка проектов документов: составление проектов приказов, доверенностей, справок и ответов на запросы;
- Работа с архивом: передача завершённых дел в архив, составление описей;
- Контроль исполнения: отслеживание сроков исполнения поручений командования;
- Соблюдение режима секретности: работа с документами грифа «для служебного пользования» и выше — при наличии допуска.
Передача дел и должности
При смене должностного лица оформляется акт приёма-передачи дел. Типовой доклад начинается словами: «Настоящим докладываю, что дела и должность делопроизводителя штаба сдал (принял)…». В акте указываются:
- Фамилия, имя, отчество и воинское звание сдающего и принимающего (например: Иван* И.И., капитан);
- Перечень переданных дел по номенклатуре с указанием номеров томов и количества листов;
- Наличие печатей, штампов, бланков и учётных форм;
- Состояние журналов учёта и картотек;
- Замечания и недостачи (при наличии).
Материальная ответственность
Делопроизводитель несёт материальную ответственность за сохранность вверенных документов, печатей и бланков строгой отчётности. Утрата документов или разглашение сведений служебного характера может повлечь дисциплинарную, административную, а в отдельных случаях — уголовную ответственность. Вопросы материальной ответственности военнослужащих регулируются Федеральным законом «О материальной ответственности военнослужащих» и подробно обсуждаются на профильных площадках, например на форуме военных юристов (voensud.ru).
Пример оформления доклада
Начальнику штаба в/ч 000
от делопроизводителя штаба
сержанта Петр А.С.
Доклад. Настоящим докладываю, что дела и должность делопроизводителя штаба принял от сержанта Сидор* В.Н. в полном объёме согласно акту приёма-передачи от № . Замечаний не имею.
Должность делопроизводителя штаба требует внимательности, дисциплинированности и знания нормативной базы в области документационного обеспечения. Грамотно оформленная передача дел, залог непрерывности служебных процессов и защиты от претензий при проверках.