Доска документации командира роты — это специально оборудованный стенд, на котором в установленном порядке размещаются служебные документы, необходимые для организации повседневной деятельности подразделения. Правильное оформление доски регламентируется общевоинскими уставами Вооружённых Сил РФ, Уставом внутренней службы, а также Инструкцией по делопроизводству в Вооружённых Силах Российской Федерации (утверждена приказом Министра обороны РФ от 4 апреля 2017 г. № 1**).
Общие требования к оформлению
Доска документации размещается в канцелярии роты — специально отведённом помещении площадью 12–15 м², обеспечивающем командиру роты возможность проведения служебных и инструкторско-методических занятий, ведения документации и работы с личным составом.
К оформлению доски предъявляются следующие требования:
- все документы должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам РФ, приказам и директивам вышестоящих командиров (начальников);
- документы размещаются в определённой последовательности, установленной уставами и приказами командира части;
- каждый документ должен быть актуальным, устаревшие выписки и приказы своевременно заменяются;
- документы, содержащие сведения ограниченного распространения, размещаются с учётом требований секретности (в опечатанных папках либо в закрытой части доски);
- оформление должно быть аккуратным: документы вставляются в файлы или размещаются под стеклом (плёнкой), надписи выполняются разборчиво.
Состав документов на доске командира роты
Типовой перечень документов, размещаемых на доске документации командира роты, включает:
- Выписки из приказов командира воинской части — о назначении на должности, о зачислении личного состава, о назначении суточного наряда.
- Распорядок дня (распорядок служебного времени) — утверждённый командиром части, с указанием регламентации времени для роты.
- Расписание занятий (недельный план работы) — с указанием времени, места проведения занятий и ответственных лиц.
- График повседневной деятельности на текущий период обучения.
- Схема оповещения и сбора личного состава по сигналу тревоги.
- Расчёт суточного наряда — график дежурств по роте на месяц.
- Списки личного состава роты (по взводам) с указанием воинских званий, фамилий и должностей. Например: командир 1-го взвода, лейтенант Иванов И. И.; старшина роты — старший прапорщик Петров П. П..
- Инструкции дежурному по роте и дневальному — выдержки из Устава внутренней службы.
- Табель срочных сообщений, с указанием адресатов, форм и сроков представления донесений. Телефоны дежурных служб указываются частично скрытыми в открытых источниках: дежурный по части — тел. 2-*-; дежурный по гарнизону, тел. 3—*.
- План основных мероприятий роты на неделю (месяц).
- Выписки из боевого устава и уставов, необходимые для повседневной работы.
Порядок оформления доски: пошаговая инструкция
Шаг 1. Подготовка основы
Изготавливается стенд (доска) стандартных размеров — как правило, 100×70 см или 120×80 см. Основа покрывается тканью или плёнкой нейтрального цвета. В верхней части размещается заголовок: «Документация командира ___ роты» (например, «Документация командира 2-й мотострелковой роты»).
Шаг 2. Зонирование доски
Площадь доски делится на тематические разделы:
- «Распорядок дня и планирование»;
- «Личный состав»;
- «Суточный наряд»;
- «Боевая подготовка»;
- «Справочные материалы».
Каждый раздел выделяется рамкой или цветной полосой, подписывается.
Шаг 3. Размещение документов
Документы печатаются на листах формата А4, вставляются в прозрачные файлы и закрепляются на доске в соответствующих разделах. Документы, подлежащие частой замене (график нарядов, план на неделю), размещаются в легкодоступных файлах.
Шаг 4. Проверка актуальности
Командир роты (или лицо, ответственное за канцелярию,, как правило, старшина роты) еженедельно проверяет соответствие документов текущим приказам и планам. Устаревшие документы изымаются и заменяются.
Документы, ведущиеся в роте (кроме доски)
Помимо наглядной доски, в роте ведутся учётные документы, формы которых утверждены приложениями к общевоинским уставам (Приложение № 10 к Указу Президента РФ от № 1495):
- книга учёта личного состава роты;
- книга выдачи оружия и боеприпасов;
- книга осмотра (проверки) вооружения, военной техники и боеприпасов роты;
- книга учёта бесед командира роты с военнослужащими;
- журнал учёта инструктажей по требованиям безопасности;
- личные дела военнослужащих (хранятся в сейфе, доступ ограничен).
Требования к защите персональных данных
При размещении списков личного состава на доске следует помнить о защите персональных данных. В открытом доступе (в т.ч. при фотографировании или публикации материалов) фамилии, номера телефонов и адреса подлежат частичному сокрытию:
- Фамилия: Сидоров С. С.;
- Телефон: +7 (9) —12;
- Адрес: г. Мурманск, ул. Полярная, д. **.
Ответственность и контроль
Ответственность за состояние доски документации и правильность ведения документов роты несёт командир роты. Контроль осуществляют командир батальона и штаб воинской части в ходе плановых проверок и инспектирований. Выявленные недостатки устраняются в установленные сроки, о чём делается отметка в документах проверки.
Грамотно оформленная доска документации командира роты, это не формальность, а рабочий инструмент управления подразделением. Она обеспечивает наглядность планирования, оперативный доступ к необходимым документам и порядок в делопроизводстве роты. Главные принципы оформления, соответствие уставным требованиям, актуальность документов, аккуратность и соблюдение требований защиты служебной информации и персональных данных.