Процедура истребования документов из воинской части — это официальный процесс получения копий или оригиналов бумаг, хранящихся в архивах или делопроизводстве военной единицы. Данная процедура регламентируется законодательством РФ, в частности Федеральным законом от № 14-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Федеральным законом от № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (в части сроков хранения), а также внутренними уставными документами Министерства обороны РФ (Устав воинской части, Инструкция по делопроизводству).

Основные основания для истребования

Запрос документов может быть инициирован по нескольким юридическим основаниям:

• Судебные разбирательства: По запросу суда (ст. 57 ГПК РФ, ст. 86 АПК РФ, ст. 84 КАС РФ) для разрешения гражданских, арбитражных или административных дел.
• Следственные действия: По ходатайству следователя, дознавателя или постановлению прокурора (ст. 165 УПК РФ).
• Нотариальные действия: По запросу нотариуса при совершении нотариальных действий (ст. 44 Основ законодательства о нотариате).
• Обращения граждан: Личные заявления военнослужащих (в запасе, уволенных), членов их семей или наследников для подтверждения стажа, участия в боевых действиях, получения наград, жилищных прав и т.д.
• Межведомственные запросы: От органов соцзащиты (СФР, МФЦ), военкоматов, органов внутренних дел.

Какие документы чаще всего запрашивают

1. Личное дело военнослужащего (форма № 320, личная карточка учета, служебные характеристики, приказы о зачислении/увольнении, награждении).
2. Документы о прохождении военной службы: Военный билет (копия), справки о присвоении воинских званий, приказах о назначении на должность.
3. Медицинские документы: Медицинская карта (форма № 086/у), истории болезни, заключения ВЛЭК (военно-лечебной экспертной комиссии), справки о травмах/контузиях/заболеваниях.
4. Документы о награждении: Приказы о награждении медалями, орденами, знаками отличия; описи к награждениям.
5. Учетно-финансовые документы: Ведомости выплат денежного довольствия, пособий, расчеты за жилье (для судебных споров о выплатах).
6. Журналы учета и приказы: Журналы регистрации приказа, журналы учета личного состава.

Сроки хранения документов (Ключевой момент)

Перед подачей запроса критически важно узнать, не истек ли срок хранения. Документы уничтожаются после истечения сроков, установленных Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности федеральных органов исполнительной власти, и сроков их хранения (утв. Росархивом).

Важно: Если воинская часть расформирована, передислоцирована или переименована, документы передаются в архив вышестоящего командования или в Центральный архив МО РФ (г. Подольск, ул. Кirova, д. ) или в Государственные архивы субъектов РФ.

Процедура истребования: Пошаговая инструкция

Этап 1. Определение местонахождения документов

Необходимо установить текущее название и номер воинской части (в/ч ), а также её статус (действующая, расформирована, передислоцирована).

• Если часть действует — запрос направляется командиру данной части.
• Если часть расформирована — нужно найти приказ о расформировании и установить, куда передан архив (часто в архив округа/армии или ЦА МО РФ).
• Информацию можно уточнить на сайте Минобороны РФ (раздел «Обращения граждан»), через Госуслуги или в военкомате по месту жительства.

Этап 2. Подготовка запроса

Запрос должен быть составлен в письменной форме. Требования к форме зависят от основания:

• Судебный запрос: Оформляется определением суда. Обязательны реквизиты дела, стороны, конкретный перечень требуемых документов. Направляется почтой или через систему «Мой Арбитр» / ГАС «Правосудие».
• Прокурорский/Следственный запрос: Оформляется постановлением/ходатайством на бланке органа. Имеет обязательную силу исполнения.
• Нотариальный запрос: Оформляется нотариусом на бланке с печатью.
• Заявление гражданина: Свободная форма, но желательно использовать образец. Обязательные реквизиты:
  • Кому (Командиру в/ч * / Начальнику архива ЦА МО РФ).
  • От кого (ФИО, дата рождения, адрес регистрации: г. , ул. , д. , кв. , телефон: +7 * * , email: @.).
  • Суть просьбы (какие именно документы нужны, за какой период, для какой цели, например, «для назначения пенсии», «для суда по делу № »).
  • Детали службы: номер в/ч, годы службы (с * по * г.г.), воинское звание, должность.
  • Подпись, дата.

Этап 3. Направление запроса

1. Почтой: Ценным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении. Адрес: Индекс , г. *, ул. , д. , в/ч * (Командиру в/ч **).
2. Через Госуслуги / портал «Обратная связь» Минобороны: Ускоряет регистрацию.
3. Лично: В канцелярию части (присутствует пропускной режим, нужно заранее согласовать въезд).
4. Электронно (ЭДО): Для судов, прокуратуры, нотариусов, через системы межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ).

Этап 4. Исполнение запроса воинской частью

Согласно ст. 10 Закона «Об архивном деле» и ст. 57 ГПК РФ, срок исполнения запроса:

• Судебный/Прокурорский/Нотариальный: Не позднее 10 дней со дня получения (для судов — срок может быть установлен судом, но не более месяца).
• Запрос гражданина: В порядке рассмотрения обращений (ФЗ № 59-ФЗ) — 30 дней (может быть продлен до 15 дней при сложности).

Результат исполнения:

• Направление заверенных копий документов (копии заверяются печатью части и подписью командира/начальника архива).
• Направление оригиналов (только по требованию суда/прокурора/следователя с обязательным возвратом).
• Мотивированный отказ (если документы не найдены, сроки хранения истекли, архив утерян/уничтожен, запрос некомпетентен).

Особенности и частые проблемы

Архив утерян или поврежден (пожар, наводнение, хаос 90-х)

Если в ответе части указано, что архив не сохранен, необходимо:

1. Получить официальный ответ с печатью о том, что документы отсутствуют/уничтожены.
2. Обратиться в Центральный архив МО РФ (г. Подольск) или Государственный архив соответствующего субъекта РФ — часто дубликаты приказов и личных дел там хранятся.
3. Для подтверждения стажа/службы использовать косвенные доказательства: свидетельские показания (ст. 56 ГПК РФ), фото, письма, справки с мест работы до/после армии, выписки из домовых книг, архивы ЗАГСов.
4. В судебном порядке установить юридически значимый факт (ст. 264 ГПК РФ) — «Установление факта прохождения военной службы», «Установление факта получения ранения/контузии» и т.д.

Отказ в выдаче по основанию «Государственная тайна» или «Персональные данные»

Личные дела и медкарты содержат персональные данные (ст. 6 ФЗ-152 «О персональных данных»). Выдача третьим лицам возможна только:

• С письменного согласия субъекта ПДн (военнослужащего).
• По запросу суда/прокурора/следователя/нотариуса.
• Наследнику — при предъявлении свидетельства о праве на наследство или нотариального заявления.

Если отказ немотивирован — его можно обжаловать в вышестоящее командование (штаб округа/армии), в прокуратуру или в суд.

Военно-медицинские документы (ВЛЭК, истории болезни)

Часто хранятся не в части, а в военно-клиническом госпитале (ВКГ), где проходило лечение, или в Главном военно-клиническом госпитале им. Н.Н. Бурденко (г. Москва) / ВМА им. С.М. Кирова (г. Санкт-Петербург). Запрос нужно адресовать именно медицинской организации, указывая ФИО, дату рождения, период лечения, диагноз (если известен).

Образец заявления гражданина (Шаблон)

Командиру воинской части № *
г. *
от гражданина: Иванова Ивана Ивановича
проживающего по адресу: г. **, ул. , д. , кв. *
тел.: +7    *
e-mail: **@.*

ЗАЯВЛЕНИЕ
об истребовании документов из архива воинской части
В ** г. (например, с 1990 по 1992 г.) я проходил срочную военную службу в воинской части №  (г. ,  р-н).
Воинское звание: . Должность: **.

В связи с необходимостью подтверждения стажа военной службы / получения пенсии / участия в судебном процессе (подчеркнуть нужное) прошу Вас предоставить мне заверенные копии следующих документов:
Личного дела (личной карточки учета, служебных характеристик).
Приказов по части о зачислении в личный состав, присвоении воинского звания, увольнении в запас.
Медицинской карты (ф. 086/у) / Истории болезни за период с * по * г. (если применимо).
Приказов о награждении медалью «За отличие в военной службе» / знаками отличия.

Готов оплатить расходы на копирование и почтовую отправку (если требуется).
Копии прошу направить по указанному выше адресу или предоставить для получения лично / через доверенное лицо (ФИО доверенного лица: , паспорт , выдан , доверенность №  от * г.).

Приложения:
Копия паспорта РФ (стр. с фото и пропиской).
Копия военного билета (если есть).
Копия доверенности (если получает доверенное лицо).

* г. «___» _________ 202_ г. Подпись: _____________ /Иванов И.И./

Контакты ключевых архивов (для расформированных частей)

• Центральный архив Министерства обороны РФ (ЦА МО РФ): 142100, Московская обл., г. Подольск, ул. Кирова, д. **. Тел.: +7 (4967) ** (справочный). Сайт: archiv.mo.gov.ru (раздел «Обращения граждан»).
• Российский государственный военно-исторический архив (РГВИА) — г. Москва: Для документов до 1918 г. и периода ГВ.
• Центральный архив Военно-Морского Флота (ЦА ВМФ) — г. Санкт-Петербург: Для документов ВМФ.
• Государственные архивы субъектов РФ: Часто хранят фонды расформированных частей, дислоцировавшихся на их территории.

Рекомендации по ускорению процесса

1. Максимально точно указывайте период службы и номер в/ч. Ошибка в номере части (например, 12345 вместо 12346) приведет к формальному отказу «документы не найдены».
2. Используйте Госуслуги. Сервис «Обращение в Минобороны РФ» позволяет отслеживать этапы рассмотрения.
3. При судебном запросе просите суд указать в определении: «Направить в суд копии документов, заверенных печатью организации и подписью руководителя».
4. Сохраняйте почтовые квитанции (описание вложения, уведомление о вручении) — это ваше доказательство подачи запроса в суде.
5. Если часть передислоцировалась, ищите документы в архиве нового места дислокации или в архиве окружного штаба.

Резюме

Истребование документов из воинской части — процедура бюрократическая, но строго регламентированная. Успех зависит от точности реквизитов службы, правильного адресата (действующая часть, архив округа или ЦА МО РФ) и юридического основания запроса. Для судебных целей предпочительно инициировать запрос через суд (ст. 57 ГПК РФ), что гарантирует сроки и полноту предоставления материалов. В случае утраты архивов — основным инструментом становится установление факта в судебном порядке на основе косвенных доказательств.

Дата актуализации информации: . Нормативная база может меняться, рекомендуется проверять актуальность приказов Минобороны и Росархива на момент обращения.