Деятельность делопроизводителя в структуре воинской части является фундаментом для обеспечения управляемости, сохранности секретной информации и исполнительской дисциплины. Данная статья представляет подробный обзор правового регулирования, основных обязанностей, порядка документооборота и требований к квалификации специалиста, занимающего эту должность.

Нормативно-правовая основа

Работа делопроизводителя регламентируется иерархией нормативных актов, ключевыми из которых являются:

• Приказ Министра обороны РФ от № 170 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Вооруженных Силах Российской Федерации» (далее, Инструкция № 170). Это основной документ, определяющий порядок приема, первичной обработки, учета, составления, оформления, изготовления, размножения, отправки, доведения, хранения, уничтожения и использования служебных документов, а также контроля за их исполнением.
• Устав Внутренней Службы Вооруженных Сил РФ.
• Федеральный закон «Об охране государственной тайны» и соответствующие руководящие документы Генерального штаба.
• Трудовой кодекс РФ (в части регламента рабочего времени, отпусков и ответственности).
• Локальные нормативные акты воинской части: Должностная инструкция делопроизводителя, План график работы секретариата/отдела, Журналы учета документов.

Должностная инструкция: структура и содержание

Должностная инструкция делопроизводителя разрабатывается на основе типового бланка, утверждается командиром (начальником) воинской части. Обычно разработку ведет служащий отдела кадров или специалист по охране труда с последующим согласованием в соответствующих органах управления.

Основные разделы инструкции:

1. Общие положения: категория должности, подчиненность (обычно начальнику отдела/службы/штаба), порядок замещения при отсутствии (отпуск, болезнь — исполняет лицо, назначенное руководством).
2. Функции: обеспечение единого порядка делопроизводства в отделе.
3. Обязанности: детальный перечень действий по входящей/исходящей корреспонденции, внутренним документам, архиву.
4. Права: требовать от исполнителей соблюдения сроков, запрашивать справки, знакомиться с проектами приказов, касающимися работы секретариата.
5. Ответственность: за нарушение режима секретности, утерю документов, несоблюдение сроков исполнения, несоответствие оформления установленным стандартам.

Примечание: Образец типового бланка должностной инструкции можно найти в открытых правовых базах данных (например, на ресурсах типа «Договор-образец.ру» в форматах DOC и PDF) для адаптации под конкретную структуру части.

Ключевые функции и ежедневные задачи

Вся работа делопроизводителя сосредоточена вокруг документооборота. Основные направления деятельности:

Работа с входящей корреспонденцией

• Прием почты, телеграмм, шифрограмм, электронных документов (в АСУ «Управление» / СЭД).
• Первичная обработка: проверка комплектности, наличия реквизитов, грифов секретности («Совершенно секретно», «Секретно», «Для служебного пользования»).
• Регистрация в журнале учета входящих документов (форма № 1 или электронный журнал) с присвоением регистрационного номера и даты.
• Доведение до сведения командира (начальника) и ответственных исполнителей.
• Контроль за сроками исполнения (ведение контрольных карточек, отчетов о ходе исполнения).

Работа с исходящей корреспонденцией

• Прием проектов документов от исполнителей, проверка на соответствие требованиям Приказа № 170 (реквизиты, подписи, согласования).
• Регистрация в журнале исходящих документов.
• Оформление исходов: нанесение отметок об исполнении, сбор копий для дел.
• Отправка: почта связи, курьерская связь, факс, защищенные каналы связи, Единая система электронного документооборота (ЕСЭД).

Внутренний документооборот и оформление приказов

• Подготовка проектов приказов командира части, распоряжений начальника отдела.
• Оформление приказов по установленным образцам (шапка, основание, постановленная часть, подписи, печать).
• Размножение, доведение до исполнителей (под роспись), контроль за ознакомлением.
• Учет знаков различия, особо чтимых предметов, ведение Книги почета части, оформление документов о зачислении в списки навечно.

Архивное дело и хранение

• Сборка дел по номенклатуре делопроизводителя (утверждается ежегодно).
• Сшивка, пронумеровка листов, оформление обложек дел, составление внутренних описей.
• Сдача дел в архив части (централизованный или ведомственный) в установленные сроки.
• Обеспечение режима хранения: температурный режим, доступ только уполномоченных лиц, защита от НСД.

Уничтожение документов

• Формирование акта отбора документов на уничтожение по истечении сроков хранения.
• Организация процесса уничтожения (шредер, сжигание) в присутствии комиссии с составлением акта.
• Учет уничтоженных носителей гостайны (журнал уничтожения).

Организация рабочего места и режима труда

Регламент рабочего времени делопроизводителя соответствует нормам федерального законодательства о труде и Уставу Внутренней Службы. Обычно это 5-дневная рабочая неделя с продолжительностью 8 часов (с учетом перерыва на отдых), однако в военное время или при особых обстоятельствах режим может изменяться приказом командира.

Рабочее место должно быть оснащено:

• Металлическим шкафом (сейфом) для хранения секретных документов (класс защиты по ГОСТ).
• Автоматизированным рабочим местом (АРМ) с доступом к АСУ/СЭД, принтером, сканером, шредером.
• Набором журналов учета (входящие, исходящие, внутренние, секретные, контроль исполнения, уничтожения).
• Справочно-правовой системой (КонсультантПлюс, Гарант — военные версии) для актуальных нормативных актов.
• Средствами индивидуальной защиты и средствами связи (телефон ‑—, защищенный терминал).

Замещение и непрерывность работы

В соответствии с Инструкцией № 170 и локальными актами, во время отсутствия делопроизводителя (отпуск, болезнь, командировка) его обязанности исполняет лицо, официально назначенное приказом командира (начальника) воинской части. Данное лицо должно быть допущено к гостайне соответствующего уровня и пройти инструктаж по делопроизводству.

Ответственность и контроль

Командиры (начальники) воинских частей несут личную ответственность за организацию делопроизводства и обязаны постоянно содержать его в готовности к проверкам (высших штабов, обзорных органов, прокуратуры).

Делопроизводитель несет:

• Дисциплинарную — за нарушение сроков, невыполнение приказов, грубое нарушение инструкции.
• Материальную — за утерю или порчу имущества (техники, форм строгой отчетности).
• Административную/Уголовную — за разглашение гостайны (ст. 283 УК РФ), нарушение правил обращения с секретными документами (ст. 283.2 УК РФ), фальсификацию документов.

Современные тренды: Цифровизация делопроизводства

На 2026 год ключевым вектором развития является полный переход на электронный документооборот (ЭДО) в системе АСУ «Управление» / СЭД МО РФ.

• Использование усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) для подписания приказов и служебных записок.
• Автоматический контроль сроков исполнения (эскалация задач).
• Исключение бумажного дублирования для большинства внутренних документов (кроме приказов по личному составу, требующих личной подписи).
• Интеграция с автоматизированными системами кадрового учета, материально-технического обеспечения и финансового учета.

Делопроизводитель современного типа должен владеть навыками работы в СЭД, знать процедуры регистрации ЭП, правила оформления электронных дел и порядок их сдачи в электронный архив.

Чек-лист для проверки состояния делопроизводства в отделе

Для самоконтроля или подготовки к проверке рекомендуется использовать следующий перечень:

Делопроизводитель отдела — это ключевой звено системы управления воинской частью. Качество его работы напрямую влияет на исполнительскую дисциплину, сохранность государственных секретов и правовые интересы военнослужащих. Глубокое знание Приказа МО РФ № 170, навыки работы в современных автоматизированных системах, внимательность к деталям оформления и строгая соблюдаемость режима секретности — обязательные профессионаческие качества данного специалиста. Регулярное самообучение, изучение изменений в нормативной базе и участие в профильных сборах/курсах являются залогом успешной службы на этой должности.

Статья подготовлена на основе открытых источников и нормативных актов, актуальных на . Контактные данные ответственных лиц и номера телефонов воинских частей не публикуются в открытом доступе (указаны как *). Для получения конкретных образцов документов обращайтесь в отдел кадров или секретариат вашей воинской части.