Канцелярия военной части, военкомата или отдела воинского учёта в организации — это подразделение, обеспечивающее делопроизводство и документооборот․ От её оснащённости зависит скорость и качество работы с личными делами военнослужащих, военными билетами, карточками воинского учёта и прочей документацией․ Ниже приведён подробный перечень того, что необходимо для полноценной работы такой канцелярии․

Основные канцелярские принадлежности

• Бумага: офисная бумага формата А4 (плотность 80 г/м²), бумага А3 для схем и таблиц, плотная бумага для ьных листов личных дел;
• Папки: папки-скоросшиватели, папки на резинках, папки-регистраторы, картонные папки для личных дел военнослужащих;
• Письменные принадлежности: шариковые ручки (синие, чёрные), гелевые ручки, простые карандаши, маркеры, текстовыделители;
• Корректирующие средства: штрих-корректор, корректирующая лента;
• Скрепки, кнопки, зажимы (биндеры) разных размеров;
• Степлеры (обычные и мощные для толстых пачек), антистеплеры, дыроколы;
• Ножницы, канцелярские ножи, линейки;
• Клей: клей-карандаш, ПВА, клеящая лента (скотч);
• Конверты: форматы С4, С5, С65, конверты с внутренним покрытием для конфиденциальной переписки;
• Блокноты, записные книжки, стикеры для заметок;
• Калькуляторы, настольные подставки-органайзеры․

Бланки и формы документов воинского учёта

Особое место в военной канцелярии занимают унифицированные формы документов․ Согласно нормативным актам (в т․ч․ Приказу Министра обороны РФ от № 7**), к документам воинского учёта относятся:

1. военный билет офицера запаса (форма № 2);
2. военный билет, временное удостоверение, выданное взамен военного билета, справка взамен военного билета — для военнообязанных;
3. удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу;
4. личные карточки воинского учёта (форма № 10);
5. карточки первичного воинского учёта (форма № 11);
6. списки граждан, пребывающих в запасе, для сверки учётных сведений (Приложение № 23);
7. уведомления, повестки, извещения военкоматов․

Все бланки должны храниться в сейфе или металлическом шкафу, а их учёт вестись в специальном журнале․

Печати, штампы и средства заверения

• гербовая печать воинской части или организации;
• штампы «Входящий №», «Секретно», «Для служебного пользования», «Копия верна»;
• датеры (числительники);
• штемпельная подушка и краска;
• восковые печати или наклейки-опечатыватели для опечатывания помещений и сейфов․

Оргтехника и расходные материалы

• компьютеры с лицензионным ПО и средствами защиты информации;
• принтеры и МФУ (картриджи, тонер — с запасом);
• шредер (уничтожитель документов), обязателен для уничтожения бумаг с персональными данными;
• сканер для оцифровки личных дел;
• ламинатор и плёнка для ламинирования;
• флеш-накопители и внешние диски (с учётом требований секретности);
• телефонный аппарат, факс (при необходимости)․

Мебель и средства хранения

• металлические шкафы и сейфы для хранения военных билетов, личных дел и печатей;
• картотечные шкафы для карточек формы № 10 и № 11;
• архивные стеллажи и коробки для сдачи документов в архив;
• рабочие столы, стулья, настольные лотки для бумаг․

Журналы учёта

В канцелярии обязательно ведутся журналы:

• журнал регистрации входящей и исходящей корреспонденции;
• журнал учёта выдачи военных билетов;
• журнал учёта бланков строгой отчётности;
• журнал проверок состояния воинского учёта;
• книга приказов и распоряжений․

Где приобретать и куда обращаться

Закупка канцтоваров для военных организаций обычно осуществляется через систему госзакупок․ Для консультаций по вопросам воинского учёта можно обращаться в военные комиссариаты по месту жительства․ Пример адреса: г․ Москва, ул․ Знаменка, д․ 1* (Министерство обороны РФ), справочный телефон: +7 (495) -9— (частично скрыт в целях безопасности)․ Адреса районных военкоматов уточняйте на официальном сайте mil․ru или по телефону единой справочной 1*․

Комплектация военной канцелярии — это не только ручки и бумага, но и строгая система учёта бланков, печатей и личных дел․ Правильно организованное рабочее место делопроизводителя обеспечивает надёжность воинского учёта, сохранность документов и оперативность работы всей военной организации․