Алфавитная книга — это основной учетный документ, предназначенный для систематического регистрирования и быстрого поиска сведений о личном составе, проходящем службу в воинской части 07395. Данный журнал является обязательным для ведения в соответствии с уставами Вооруженных Сил РФ и внутренними нормативными актами Министерства обороны.

Нормативная база и правовое основание

Ведение алфавитной книги в воинской части регламентируется следующими документами:

• Устав внутренней службы ВС РФ — определяет общие правила ведения документации в части.
• Приказ Минобороны РФ (актуальная редакция) о ведении кадрового учета.
• Инструкция по кадровому учету в Вооруженных Силах РФ.
• Внутренние распоряжения командира в/ч 07395;

Важно: Согласно разъяснениям (в т.ч. из практики военкоматов), алфавитная книга должна быть пронумерована, прошнурована, скреплена печатью воинской части и заверена подписью командира части (начальника штаба) перед началом эксплуатации.

Назначение и функции

В контексте деятельности в/ч 07395 алфавитная книга выполняет следующие ключевые функции:

1. Оперативный поиск: Обеспечивает мгновенное нахождение личной дела, служебной карточки или иного документа по фамилии военнослужащего.
2. Контроль движений: Фиксирует поступление, перевод, увольнение, направление в командировку, на лечение, в отпуск.
3. Архивная функция: Служит историческим реестром личного состава за определенный период (обычно календарный год или срок формирования комплекта).
4. Взаимосвязь с базами данных: Является «бумажным дублем» автоматизированных систем учета (АСУ «Кадры», АИС «Военный учет»), что критически важно при сбоях электропитания или технических неисправностях.

Структура и оформление бланка

Стандартный бланк алфавитной книги для воинской части (аналогично описанным в открытых источниках образцам для учетно-алфавитных книг военкоматов) имеет следующие реквизиты:

Титульный лист

• Наименование: «Алфавитная книга учета личного состава».
• Номер воинской части: 07395.
• Наименование части (маскировано): в/ч * (полное наименование скрыто).
• Период ведения: с .* 20 г. по .* 20 г.
• Номер тома: № .
• Количество пронумерованных и прошнурованных листов: .
• Подпись командира части / начальника штаба: / .
• Печать воинской части 07395.

Внутренние страницы (Рабочая зона)

Таблица, как правило, содержит следующие колонки:

Примечание: В реальном документе фамилии, номера приказов, номера личных дел и ВУС подлежат частичному маскированию () при публикации во внешние источники или передаче по незащищенным каналам связи.

Порядок заполнения и правил ведения

Общие требования

• Заполнение: Производится только ручкой с чернилами черного, синего или фиолетового цвета (гелевая или шариковая паста). Карандаш, стирательная паста, корректоры категорически запрещены.
• Исправления: В случае ошибки неверная запись перечеркивается одной тонкой линией так, чтобы прочитать исправленное. Сверху пишется верный вариант. Исправление заверяется подписью ответственного лица (начальника канцелярии/кадрового отделения) и ставится дата исправления. Строчка не зачеркивается полностью.
• Пропуски строк: Не допускаются. Записи делаются последовательно, без пробелов.
• Алфавитный порядок: Записи группируются по первой букве фамилии (А, Б, В, Г… Я). Внутри буквы — по порядку поступления (хронологически) или по алфавиту (в зависимости от принятого в части стандарта).

Процедура внесения записи (Пример алгоритма)

1. Поступление приказа о зачислении в личный состав (прибытии, восстановлении в звании).
2. Определение буквенного раздела по первой букве фамилии военнослужащего.
3. Найти последнюю свободную строку в соответствующем разделе.
4. Внести порядковый номер (сквозной по книге или внутри раздела).
5. Заполнить все колонки на основании приказа и личного дела.
6. Поставить подпись ответственного за ведение книги (дежурного по части / сотрудника кадрового отделения).

Оформление выбытия

При увольнении, переводе, гибели или пропаже без вести военнослужащего:

• В колонке «Дата выбытия / Основание» вносится дата и номер приказа.
• В колонке «Примечание» указывается: «Переведен в в/ч *», «Уволен в запас», «Направлен на ЛВР» и т.д.
• Строка не зачеркивается, так как история перемещения должна сохраняться.

Ответственность за ведение

Непосредственным исполнителем, ответственным за ведение алфавитной книги в в/ч 07395, как правило, назначается:

• Старший прапорщик / прапорщик кадрового отделения (канцелярии).
• Старшина части (по общему надзору).
• Начальник штаба — несет общую организационную ответственность.

Нарушение правил ведения (отсутствие пронумерации, отсутствие печати, несанкционированные исправления, утеря книги) влечет за собой дисциплинарную ответственность в соответствии со ст. 192 ТК РФ и Уставом дисциплинарным, а при утерянных документах — и материальную/уголовную (ст. 293 УК РФ, халатность, ст. 325 УК РФ — хищение документов).

Хранение и сдача в архив

• Срок хранения в действующем делопроизводстве: До полного заполнения или до окончания календарного года (в зависимости от инструкции части).
• Сдача в архив части: Заполненная книга сдается в архив воинской части 07395 под роспись в инвентарной книге архива.
• Срок хранения в архиве: Определяется номенклатурой дел воинской части (обычно 50 лет или 75 лет для кадровых документов, содержащих сведения о лице).
• Акт сдачи-приемки: Составляется в 2-х экземплярах (один в архиве, второй у ответственного лица).

Особенности взаимодействия с Военкоматом (для в/ч 07395)

Хотя алфавитная книга ведется в самой части, данные из нее используются для:

• Формирования отчетности в Военный комиссариат по месту dislocation в/ч 07395 (адрес: *).
• Подтверждения факта прохождения службы при рассмотрении вопросов пенсионного обеспечения, жилищного обеспечения ветеранов.
• Взаимосверки с данными Федерального реестра «Общевоинский учет».

Типовые ошибки, выявляемые при проверках (инспекциях)

1. Отсутствие сквозной нумерации листов или прошнуровки.
2. Отсутствие заверяющей надписи на последнем листе («В книге * листов, пронумеровано и прошнуровано…») под подписью командира и печатью.
3. Ведение карандашом или разными ручками на одной странице без необходимости.
4. Несвоевременное внесение записей (просрочка более 24 часов с момента подписания приказа).
5. Расхождения между данными алфавитной книги и личными делами / базой данных АСУ.
6. Хранение книги в неспециально отведенном месте (не в сейфе/металлическом шкафу кадрового отделения).

Цифровизация и перспективы

На текущий момент (по состоянию на ) в ВС РФ ведется активная работа по полному переходу на электронный документооборот (АИС «Военный учет», ЕСИА ВС). Однако бумажная алфавитная книга остается обязательным дублирующим документом до официального отмены соответствующего приказа Минобороны РФ. В в/ч 07395 необходимо обеспечивать идентичность данных в «бумажном» и «электронном» контурах.

Резюме для командира в/ч 07395 (чек-лист контроля)

• [ ] Книга пронумерована, прошнурована, скреплена печатью, заверена подписью.
• [ ] Назначено ответственное лицо приказом по части.
• [ ] Ведется без зачисток и пробелов, чернила одного цвета.
• [ ] Данные сверены с АСУ «Кадры» еженедельно.
• [ ] Хранится в сейфе (металл. шкафу) кадрового отделения.
• [ ] Есть журнал учета выдачи/получения книги (если выносится из сейфа).

Данная статья носит справочно-методический характер. Для решения конкретных вопросов ведения документации в в/ч 07395 необходимо руководствоваться актуальными приказами Минобороны РФ, Уставом ВС РФ и внутренними нормативными актами данной воинской части. Контактные данные кадрового отделения в/ч 07395: тел. , адрес электронной почты: @mil.ru (маскировано).