Процедура сдачи и приема должностей в Вооруженных Силах Российской Федерации (ВС РФ) строго регламентирована нормативными правовыми актами. Ключевым документом, фиксирующим передачу полномочий, материальных ценностей и документации, является Акт приема-передачи дел и должности. Отдельного внимания заслуживает оформление акта приема-передачи документов воинского учета, так как ошибки в этой сфере влекут за собой административную ответственность.

В статье подробно разбираем виды актов, алгоритм составления комиссии, обязательные реквизиты и приводим актуальные образцы заполнения на 2026 год.

Нормативная база оформления передачи должностей

Основными документами, регулирующими процедуру, являются:

• Устав Внутренней службы ВС РФ (утв. Указом Президента РФ от № 549) — главы, регламентирующие служебные отношения и порядок смены должностей.
• Приказ Министра обороны РФ от № 100 «Об утверждении Инструкции о порядке ведения воинского учета…», определяет форму и порядок передачи документов воинского учета (Приложение № 14, Форма № 10).
• Федеральный закон от № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе» (ст. 7, 10, 11).
• Внутренние приказы и директивы главнокомандующих/командующих войсками (округами, флотами) о порядке сдачи должностей в конкретных соединениях.

Основные виды актов при смене должностного лица

На практике выделяют два ключевых документа, которые часто оформляются параллельно, но имеют разное назначение:

Акт приема-передачи дел и должности (Общий)

Оформляется при ротации офицеров, прапорщиков, мичманов, сержантов и старшин. Фиксирует передачу:

1. Служебной документации (приказы, журналы учета, личные дела подчиненных).
2. Материальных ценностей (имущество по ведомости снабжения, боеприпасы, ТЗС).
3. Военно-технического имущества (БТ, радиостанции, прицелы и т.д.).
4. Сведений о боеготовности, морально-психологическом состоянии личного состава.

Акт приема-передачи документов по воинскому учету (Специальный)

Обязателен при смене военно-учетного работника (ВУР) или ответственного за воинский учет в организации/войсковой части. Регламентируется Приказом Минобороны № 100 (Приложение 14, Форма № 10 — «Расписка о приеме документов воинского учета граждан») и типовыми формами актов.

Важно: Передача документов воинского учета без акта недопустима. Ответственность за сохранность документов несет принимающее лицо с момента подписания.

Порядок формирования комиссии и проведение инвентаризации

До составления акта командир (начальник) приказывает о создании комиссии.

Этапы процедуры:

1. Приказ о назначении комиссии. Состав: председатель (начальник вышестоящего звена или зам. командира), члены (представители штаба, штаба службы, финансовой службы, юриста).
2. Инвентаризация дел и имущества. Проверка наличия документов по номенклатуре дел, сверка с инвентарями, проверка состояния БТ/имущества.
3. Выявление недостач/проступков. Составляются отдельные акты (об обнаружении недостач, порче имущества).
4. Подписание Акта приема-передачи. Сдающее лицо передает дела, принимающее — подтверждает получение.
5. Приказ о снятии/назначении ответственного. На основании подписанного акта издается приказ о снятии с должности сдающего и назначении принимающего.

Обязательные реквизиты Акта приема-передачи (Общий образец)

Согласно делопроизводству ВС РФ, акт должен содержать:

• Наименование документа: «АКТ приема-передачи дел и должности…».
• Место составления (войсковая часть * / г. *).
• Дата составления (число, месяц, год словами и цифрами).
• Состав комиссии: должность, воинское звание, ФИО (полностью) каждого члена и председателя.
• Должность, воинское звание, ФИО сдающего лица.
• Должность, воинское звание, ФИО принимающего лица.
• Перечень передаваемых дел/ценностей (в табличной части: наименование, сроки хранения, количество томов/единиц, состояние).
• Сведения о выявленных недостачах/нарушениях (или запись «Недостач не выявлено»).
• Подписи всех членов комиссии, сдающего и принимающего лиц с расшифровкой.
• Виза командира (начальника) части/организации.

Пример заполнения Акта приема-передачи документов по воинскому учету (Форма по Приказу № 100)

Ниже приведен типовой образец заполнения акта (Приложение 14, Форма № 10), актуальный для 2026 года. Данные конкретных лиц и воинских частей замаскированы в соответствии с требованиями безопасности.

Особенности заполнения в 2026 году: частые ошибки и нюансы

Электронный воинский учет (ЕВУ) и Госуслуги

С 2024–2025 годов активнее внедряется Единый реестр воинского учета. В акте передачи обязательно фиксируются права доступа к информационным системам (ЕРВУ, АИС «Воинский учет», портал Госуслуг.Организации).

• В таблицу добавляется строка: «Ключи электронной подписи (КЭП), токены доступа к ЕРВУ — 1 компл.».
• Фиксируется смена паролей/переоформление сертификатов на принимающее лицо.

Маскировка персональных данных (Пример из практики)

В открытых источниках (например, материалы Журнала «Кадровое дело» за 2016 г.) встречаются реальные ФИО ответственных лиц (например, Жилова Е.Е., Мирин Н.Н., Леонова И.Б. — Городская больница № 8 ДЗМ). В действующих документах 2026 года в открытых образцах и обучающих материалах ФИО, номера телефонов, адреса garnisonов и номера воинских частей подлежат маскировке (*) или замене на условные обозначения (Должность, Звание).

Сроки хранения и передача в архив

В акте необходимо отражать категории сроков хранения (по Номенклатуре дел ВС РФ):

• Постоянное хранение: Личные дела офицеров, приказы о присвоении званий.
• Временное (10, 50, 75 лет): Журналы учета, личные карточки, списки к призывам.

При передаче в архив части/объединения оформляется отдельный Акт приема-передачи дел в архив.

Ответственность за нарушение порядка передачи

• Дисциплинарная: выговор, замечание, предварительное увольнение со службы (ст. 192 ТК РФ, Устав ВС РФ).
• Административная: ст. 19.4 КоАП РФ (нарушение правил ведения воинского учета) — штраф на должностных лиц до 20 000 руб., на юрлиц/организации до 500 000 руб.
• Уголовная: ст. 293 УК РФ (Халатность), ст. 285 УК РФ (Превышение власти) — при тяжких последствиях (потеря личных дел призывников, срыв призывных кампаний).

Чек-лист для проверки перед подписанием Акта

1. [ ] Состав комиссии утвержден приказом командира?
2. [ ] Проведена полная инвентаризация по номенклатуре дел?
3. [ ] Состояние каждого тома/документа оценено (хорошее/удовлетворительное/требует восстановления)?
4. [ ] Все недостачи оформлены отдельными актами и приложены?
5. [ ] Указаны точные сроки хранения для каждого дела?
6. [ ] Оформлена передача КЭП/токенов доступа к ЕРВУ/АИС?
7. [ ] Подписи всех членов комиссии, сдающего и принимающего лиц стоят? Есть расшифровки?
8. [ ] Акт визирован командиром (начальником) части/организации?
9. [ ] На основании акта издан приказ о назначении нового ВУР/ответственного?
10. [ ] Экземпляр акта остался у сдающего, принимающего, в отделе кадров/штабе и в архиве?

Грамотное оформление Акта приема-передачи должности и Акта приема-передачи документов воинского учета — это гарантия бесперебойной работы штаба, штаба службы и воинского учета в воинской части. В 2026 году ключевым моментом является учет перехода на электронные форматы взаимодействия с ЕРВУ и строгая соблюдаемость требований по защите персональных данных (маскировка ФИО, номеров частей в рабочих черновицах и обучающих материалах).

Используйте приведенные выше образцы как базу, адаптируя перечень документов под актуальную номенклатуру дел вашей воинской части или организации.

Данная статья носит информационно-справочный характер. Для оформления конкретных документов необходимо руководствоваться действующими приказами Минобороны РФ, Уставом ВС РФ и внутренними нормативными актами воинской части. Актуальность форм проверена на .