Уничтожение документов воинского учета — это строго регламентированная процедура, несоответствие которой может повлечь административную ответственность в соответствии со ст. 21.7 КоАП РФ (умышленная порча или утрата документов воинского учета). В данной статье подробно разбираются правовые основания, порядок формирования комиссии, правила заполнения акта об уничтожении и акта о выделении, а также сроки хранения документов, актуальные на .

Правовая база и нормативные акты

Основными документами, регулирующими данную сферу, являются:

• Федеральный закон от № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе» (ст. 7, 9, 10, 21.1).
• Постановление Правительства РФ от № 2025 «Об утверждении Положения о воинском учете» (п. 48, 68, Приложение № 2 — перечень форм).
• Приказ Минобороны РФ от № 170 «Об утверждении Инструкции по организации воинского учета…» (разделы IV, V, Приложения).
• Приказ Росархива от № 236 «Об утверждении типовых перечней сроков хранения документов…» (раздел «Документы по воинскому учету»).
• Инструкция по делопроизводству в войсках Нацгвардии (Приложение № 50) — как методическая рекомендация для оформления акта об уничтожении.

Сроки хранения документов воинского учета в организации

Перед составлением акта необходимо убедиться, что сроки хранения истекли. Согласно типовым перечням (Приказ Росархива № 236, Положение о воинском учете п. 68):

Важно: Карточки граждан, снятых с воинского учета, хранятся отдельно от основной картотеки до проведения очередной сверки с военным комиссариатом (военным комиссариатом) или органом местного самоуправления. Только после сверки их можно выделять на уничтожение.

Двухэтапная процедура: Выделение → Уничтожение

Уничтожение документов невозможно без предварительного акта о выделении. Процесс состоит из двух последовательных этапов:

Этап 1: Акт о выделении документов к уничтожению

Составляется комиссией по экспертизе сроков хранения (или специальной комиссией по воинскому учету) на основании экспертизы дел.

Обязательные реквизиты (согласно Приложению № 13 к Инструкции по делопроизводству / типовым формам):

1. Наименование организации: ООО «» / ИП .
2. Дата составления: * 20* г..
3. Номер акта.
4. Основание: Приказ (распоряжение) руководителя от * 20* г. № «Об образовании комиссии по экспертизе сроков хранения документов».
5. Состав комиссии (Председатель, Члены, Секретарь) с указанием ФИО, должностей, подписей (ФИО маскируются: И.О. Фамилия ).
6. Табличная часть: Номер дела/документа, дела/документа, Года (начало-конец), Количество листов/экземпляров, Срок хранения, Основание для уничтожения (истек срок).
7. Решение комиссии: «Выделить к уничтожению…».
8. Подписи всех членов комиссии с расшифровкой.
9. Утверждение руководителем организации: «УТВЕРЖДАЮ», подпись, печать, дата.

Требования к заполнению табличной части:

• Указываются конкретные годы, за которые отобраны документы.
• Нельзя занижать или завышать количество документов по позиции.
• Нельзя опускать позиции, даже если количество документов в них мало (при проверке это легко выявляется).
• Документы распорядительного, кадрового характера (приказы о зачислении/снятии с ВУ) утилизируются по общим правилам, но в акте должны быть отражены отдельно.

Этап 2: Акт об уничтожении документов

Составляется после физического уничтожения документов в присутствии всех членов комиссии.

Образец структуры Акта об уничтожении (на основе Приложения № 50 / типовых форм 2025-2026 гг.):

АКТ № ____ об уничтожении документов

УТВЕРЖДАЮ
Руководитель ООО «»
_____________ /И.О. Фамилия /
«___» _____________ 20__ г.

г. , «___» _____________ 20__ г.

Мы, нижеподписавшиеся:
Председатель комиссии: _____________ /И.О. Фамилия / (должность)
Члены комиссии:
_____________ /И.О. Фамилия / (должность)
_____________ /И.О. Фамилия / (должность)
Секретарь комиссии: _____________ /И.О. Фамилия */ (должность)

в соответствии с Актом о выделении документов к уничтожению № ___ от «___» ________ 20__ г.,
приказом (распоряжением) от «___» ________ 20__ г. № ___,

сформировали настоящий Акт о том, что   20__ года по адресу: г; , ул. , д. , пом. ,
в присутствии членов комиссии, были полностью уничтожены путем измельчения (шредерации) / сжигания
с использованием шредера марки * / печи № * архивных документов воинского учета,
общим весом ___ кг. (_______________________ килограмм), по перечню, приведенному ниже:

┌────┬────────────────────────────────────┬────────┬──────────┬────────────────────┐
│ № │ Наименование документа / дела │ Годы │ Кол-во │ Вес (кг) │
│ п/п│ │ │ экз./л. │ │
├────┼────────────────────────────────────┼────────┼──────────┼────────────────────┤
│ 1. │ Карточки учета призывников (ф.10) │ 2015- │ 15 экз. │ 0,750 │
│ │ снятые с ВУ │ 2018 │ │ │
├────┼────────────────────────────────────┼────────┼──────────┼────────────────────┤
│ 2. │ Повестки ф. 10/б, расписки │ 2017 │ 42 л. │ 0,210 │
├────┼────────────────────────────────────┼────────┼──────────┼────────────────────┤
│ ...│ ... │ ... │ ... │ ... │
└────┴────────────────────────────────────┴────────┴──────────┴────────────────────┘
ИТОГО: ___ единиц хранения, ___ листов, общий вес ___ кг.

Уничтожение произведено способом: измельчение на шредере до невозможности восстановления (соответствует ГОСТ Р 7;0.100-2018 / требованиям ФСТЭК для конфиденциальных docs).

Члены комиссии подтверждают факт полного уничтожения перечисленных документов:

Председатель: _____________ /Фамилия /
Члены: _____________ /Фамилия /
 _____________ /Фамилия /
Секретарь: _____________ /Фамилия /

Способы уничтожения и конфиденциальность

Процедура уничтожения должна обеспечивать невозможность восстановления информации.

• Измельчение (шредерация): Основной способ для бумажных носителей. Требуется шредер класса безопасности не ниже P-4 (перекрестное нарезание, размер частицы ≤ 160 мм²) для документов ограниченного доступа/воинского учета. Допускается привлечение лицензированных сторонних организаций (с обязательным составлением Акта приема-передачи на уничтожение и Акта об уничтожении на их стороне).
• Сжигание: В специальных печах/инцинераторах. Требует протокола забора проб пепла (редко используется в офисных условиях).
• Макулатура: Только после предварительного измельчения; Сдача целых листов в макулатуру ЗАПРЕЩЕНА (нарушение конфиденциальности, ст. 13.14 КоАП РФ, ст. 272 УК РФ при умысле).

Особенности уничтожения электронных документов воинского учета

Если воинский учет ведется в электронном виде (программы «Воинский учет», 1С:Воинский учет, АИС «Воинский учет»):

1. Удаление записей из БД должно производиться администратором БД/ответственным за ВУ в присутствии комиссии.
2. Составляется Акт об уничтожении электронных документов с указанием: наименование ИС, версия, дата/время удаления, алгоритм удаления (многократная перезапись по ГОСТ Р 50739-95 / DoD 5220.22-M), список удаленных записей (ФИО, ВУС, дата снятия с учета — маскируются: *).
3. Обязательно уничтожение резервных копий (бэкапов) на внешних носителях (флешки, HDD, ленты), физически (демагнитизация, дробление) с составлением отдельного акта;

Типичные ошибки и риски (проверки военкомата/прокуратуры)

• Уничтожение до истечения сроков. Например, уничтожение карточек через 3 года после снятия с учета (срок 5 лет). Риск: ст. 21.7 КоАП РФ (штраф на должностных лиц до 20 000 руб., на юрлиц — до 500 000 руб.).
• Отсутствие Акта о выделении. Прямой переход к Акту об уничтожении. Документы считаются утерянными.
• Неполный состав комиссии. В акте подписи только 1-2 человек, нет председателя или секретаря.
• Расхождения в данных. Количество листов/экземпляров в Акте о выделении не совпадает с Актом об уничтожении.
• Уничтожение актов об уничтожении/выделении. Эти акты хранятся 75 лет/навсегда. Их уничтожение — грубое нарушение.
• Сверка не проводилась. Карточки снятых с учета уничтожены без предварительной сверки с военкоматом (п. 68 Положения о ВУ).

Пошаговый алгоритм действий для HR/Кадровца/Архивариуса

1. Инвентаризация: Составить опись дел по воинскому учету на конец года.
2. Проверка сроков: Сверить с Перечнем сроков хранения (Приказ Росархива № 236, Приложение к Положению о ВУ). Выделить дела с истекшим сроком.
3. Сверка с ВК/ОМС: Для карточек снятых с учета — провести сверку списков с военкоматом, получить справку/подпись уполномоченного лица ВК о сверке.
4. Приказ о комиссии: Издать приказ о создании комиссии по экспертизе сроков хранения (состав: руководитель, кадровик, архивариус/секретарь, юрист, ответственный за ВУ).
5. Акт о выделении: Провести экспертизу, заполнить Акт о выделении (Приложение № 13), утвердить руководителем.
6. Организация уничтожения: Заказать шредер / вызвать лицензированную компанию. Обеспечить присутствие всех членов комиссии.
7. Акт об уничтожении: Непосредственно после процедуры заполнить Акт об уничтожении (Приложение № 50 / типовая форма), все подписать.
8. Учет акта: Зарегистрировать Акт об уничтожении в журнале регистрации актов об уничтожении (журнал хранится 75 лет); Сшить Акт о выделении и Акт об уничтожении в один том/папку для постоянного хранения.
9. Отчет в ВК: В ежегодном отчете о ходе воинского учета (ф; № 11) отразить сведения об уничтоженных документах (количество, номера актов).

Ответственность за нарушения

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос: Нужно ли согласовывать Акт об уничтожении с военкоматом?

Ответ: Нет, законодательством не требуется согласовывать сам Акт об уничтожении с военкоматом. Требуется провести сверку данных (списков снятых с учета) с военкоматом ДО выделения карточек на уничтожение. Факт сверки фиксируется в протоколе или справке ВК, который прикладывается к материалам комиссии.

Вопрос: Можно ли уничтожать документы воинского учета вместе с общими кадровыми документами (личные дела, заказные)?

Ответ: Физически — в одной партии/смене шредерации можно, но документационно — строго раздельно. Должен быть отдельный Акт о выделении и отдельный Акт об уничтожении именно для документов воинского учета (или отдельная секция в общем акте с четким разделением), так как у них особый правовой режим и ответственность (ст. 21.7 КоАП РФ). Смешивание недопустимо.

Вопрос: Как быть, если организация ликвидируется/реорганизуется?

Ответ: Документы воинского учета не уничтожаются. Они подлежат передаче в архив правопреемника или в государственный архив (если правопреемника нет) в порядке, установленном законодательством об архивном деле (ФЗ-125, ст; 22). Составляется Акт приема-передачи, а не Акт об уничтожении.

Вопрос: Каким образом маскировать ФИО в Акте об уничтожении, если их сотни?

Ответ: В табличной части Акта об уничтожении указываются сводные данные по позициям (например: «Карточки учета призывников, снятые с ВУ за 2018 г. — 45 экз.»). Перечислять ФИО каждого гражданина в Акте об уничтожении не требуется (это делается в описи к делу/картотеке, которая хранится в архиве или уничтожается вместе с документами). В Акте указываются только агрегированные показатели.

Грамотное оформление акта на уничтожение документов по воинскому учету, это гарантия безопасности организации при проверках военкомата, прокуратуры и Росахива. Ключевые принципы: двухэтапность (Выделение → Уничтожение), полнота комиссии, соответствие сроков хранения, надежный способ уничтожения (шредер P-4+), сохранность самих актов навсегда.

Статья подготовлена на основании действующего на законодательства (53-ФЗ, Пост. № 2025, Приказ № 170, Приказ Росархива № 236, КоАП РФ). Данная информация носит справочный характер. Для решения конкретных вопросов рекомендуется обратиться к юристу по воинскому учету или в военный комиссариат по месту нахождения организации. Персональные данные (ФИО, адреса, телефоны, номера приказов) в примерах замаскированы символами * в соответствии с требованиями безопасности.